Konec krabice s účtenkami pro účetní

Odvody, pravidelné platby a odchozí výpis (Firma)

• V Závazcích zvolte Přidat odvod nebo daň. Údaje můžete vyplnit ručně nebo naskenovat výměr; zkontrolujte příjemce, účet, VS, SS, částku, splatnost a období. Odvody a daně nemají vstupní DPH a nevstupují do kontrolního hlášení. QR platba používá zbývající částku.
• Pošle-li účetní hromadný příkaz s více platbami (např. daň, VZP a sociální pojištění v jednom PDF), skener ho rozdělí na samostatné odvody. Každý zkontrolujete a uložíte zvlášť; každý závazek má vlastní kopii originálu, takže smazání jednoho neovlivní ostatní.
• Přes Pravidelné platby → Přidat pravidelnou platbu zvolte předvolbu, částku, den splatnosti, frekvenci, první splatnost, případný konec a kategorii. Výši záloh určuje účetní nebo poslední přehled, ne aplikace. Po uložení odvodu můžete zvolit Opakovat každý měsíc.
• Šablony vytvářejí závazky na 35 dní dopředu při uložení i denně v 6:00 podle pražského času; stejná šablona a období nevzniknou dvakrát. Šablonu lze pozastavit nebo ukončit. Jednotlivý závazek upravíte nezávisle; změna šablony nepřepíše již vytvořené doklady.
• U předvolby DPH vyberte měsíčního nebo čtvrtletního plátce a Předvyplnit z přehledu DPH. Použije se předchozí období; při nadměrném odpočtu závazek nevznikne.
• Kategorie nákladu jsou společné pro doklady, jejich položky, ruční náklady a pravidelné platby. Tlačítkem + u výběru přidáte vlastní kategorii. Nákup a Závazky zobrazují Náklady podle kategorií pro vybraný seznam.
• V Závazcích přes Nahrát výpis z banky nahrajte CSV s odchozími platbami. Při nerozpoznaných sloupcích je přiřaďte ručně. Jednoznačná shoda VS, SS a částky nebo účtu a částky se uhradí automaticky; samotná částka poblíž splatnosti, více shod a částečné úhrady vyžadují Potvrdit. Přes Jiný závazek vyberete jiný doklad; nespárovaný pohyb lze Ignorovat nebo Vytvořit náklad. Opakovaný import stejných pohybů úhradu nezopakuje.
• Účetní může nahrát výpis a potvrdit úhradu, nikoli měnit obsah dokladů nebo vytvářet náklady. Historie dokladu uchovává úhradu i zdrojový výpis. Souhrnné upozornění ve zvonku nabízí QR platby; e-mailový souhrn je ve výchozím stavu zapnutý (lze vypnout v nastavení Hlídání splatností) a odeslaný souhrn najdete v Odeslaných e-mailech.
• Na kartě závazku je Uhradit, Sporná a Zobrazit QR platbu (na zbývající částku, je-li vyplněný účet příjemce). Součet nad seznamem nezahrnuje sporné faktury – jejich částka je uvedena zvlášť. Přidat přijatý doklad otevře rovnou formulář v Nákupu a po uložení vás vrátí do Závazků. Účetní nevidí nabídky ani zakázky, může zapsat úhradu nebo označit spornou platbu; záznam se objeví v historii.

Všechny účtenky na jednom místě

Doklady vyfotíte průběžně a na konci měsíce je pošlete účetní najednou. Nic nehledáte v autě, dílně ani po kapsách.

• Nacenis není digitální účetní systém — je to jen pomocná ruka k uhlídání cen, dokladů a plateb. Účetnictví za vás nevede.
• Všechny doklady musíte i tak archivovat a předat své účetní — zákon je vyžaduje uchovávat. Nacenis vám archiv i předání co nejvíc usnadní.
• Všechny naskenované přijaté doklady se ukládají do archivu v Nákupu — máte je po ruce a bezpečně zálohované.
• Doklady lze filtrovat podle období a stáhnout hromadně jako .zip — ideální pro předání účetní.
• Archiv za zvolené období odešlete jedním kliknutím i e-mailem přímo účetní.

Tip: Skener dokladů (vyfocení a automatické přečtení účtenek + archiv dokladů) je v tarifu Firma – 300 skenů měsíčně.

Pozvěte účetní přímo do Nacenis

Účetní nemusí posílat e-maily dovnitř a ven — dostane vlastní přístup (v tarifu Profi a Firma) jen na doklady. Pozvánku lze poslat na jeden e-mail.

• Na stránce Firma a nastavení otevřete kartu Přístup pro účetní, napište e-mail své účetní a klikněte na Pozvat. Pozvat jde jen jeden e-mail — když pozvete jiný, předchozí přístup se zruší.
• Účetní klikne na tlačítko Přijmout pozvánku v e-mailu a uvidí registrační formulář s předvyplněným e-mailem, na který pozvánka přišla.
• Registruje se přímo z odkazu: napíše IČO vaší firmy — tím potvrdí, ke které firmě se připojuje — a zvolí si heslo. Údaje o její vlastní firmě vyplňovat nemusí.
• IČO slouží jen jako potvrzení firmy, ne jako heslo — IČO je veřejné, takže by se jím ke fakturám mohl dostat kdokoliv, kdo zná e-mail účetní.
• Účetní, která už si účet založila dřív, se jen přihlásí pod pozvaným e-mailem a pozvánka se přijme sama.
• Účetní uvidí jen faktury, nákupy a naskenované doklady — může je číst a stahovat, ale nemůže nic měnit. Nabídky a zakázky uvidí až vy, ne ona.

Tip: Přístup účetní kdykoliv zrušíte na téže kartě — zrušení platí okamžitě.