Předávací protokol – předání díla černé na bílém
Vady a nedodělky, podpis zákazníka na místě a fotky jako důkaz.
3 minuty čtení
Proč to řešit
Předání bez protokolu se špatně vymáhá. S podpisem zákazníka a fotkami máte jasno, co bylo předáno a v jakém stavu – a reklamace se řeší podle papíru, ne podle paměti.
Krok za krokem
1. Připravte protokol u zakázky
Protokol se předvyplní ze zakázkyZakázka · Jan Novák, Brno
1Předání černé na bílémPředávací protokolVady a nedodělky: žádné · fotky: 4NabídkyDiářVíceIlustrační ukázka s vymyšlenými daty – Truhlářství Ukázka, Jan Novák, Brno. U zakázky zvolte Předávací protokol. Předvyplní se údaje zakázky a zákazníka.
Telefon: Zakázky › detail › Předávací protokol · Počítač: Zakázky › detail › Předávací protokol
2. Zapište vady a nedodělky
Co není hotové, zapište s termínem opravy a přiložte fotky. Zákazník vidí přesně, co se ještě dodělá.
Telefon: Protokol › Vady a nedodělky · Počítač: Protokol › Vady a nedodělky
3. Nechte podepsat na místě
Zákazník podepíše na vašem telefonu, nebo mu pošlete odkaz k podpisu e-mailem s kódem. Podepsaný protokol je neměnný.
Telefon: Protokol › Podpis zákazníka · Počítač: Protokol › Odeslat k podpisu
Vystavte předávací protokol
- V záložce Aktivní zakázky klikněte u zakázky na Vystavit předávací protokol.
- Systém předvyplní soupis provedených prací z nabídky — položky můžete upravit, přidat nebo smazat.
- Doplňte datum a místo předání a zkontrolujte upravitelné údaje zhotovitele i objednatele. Připojit lze nejvýše 10 zmenšených fotografií hotového díla.
- Uložit koncept ponechá protokol rozpracovaný. Podepsat na místě otevře zákaznickou stránku na vašem telefonu; Poslat k podpisu pošle zákazníkovi e-mailový odkaz s platností 30 dní. Podpis je v tarifu Profi a Firma, SMS zatím nejsou dostupné.
- Zákazník zvolí Převzato bez výhrad nebo Převzato s výhradami. Každou výhradu doplní zvlášť, případně s fotografií. Vyplní jméno, může přidat funkci, podepíše prstem nebo myší a potvrdí převzetí.
- U podpisu odkazem klikne na Poslat ověřovací kód a zadá šestimístný kód z e-mailu: platí 10 minut, nejvýše 5 pokusů. Na místě se kód nevyžaduje. Při výpadku spojení zůstává podpis v telefonu jako Čeká na odeslání a odešle se po obnovení spojení.
- Protokol obsahuje údaje dodavatele i odběratele, podpisové řádky obou stran a volitelně i ceny prací.
- Pokud máte v nastavení firmy uložené logo, razítko a podpis, propíšou se do protokolu automaticky.
Tip: Při převzetí s výhradami je jednotlivý popis povinný. Podepsané znění nelze změnit; pro změnu vytvořte nový protokol. Původní protokoly zůstávají zachované.
Co se stane po vystavení
- Samotné uložení konceptu ani odeslání protokolu zakázku nedokončuje. Podpis bez výhrad zakázku dokončí; podpis s výhradami ji nechává aktivní, dokud výhrady neodstraníte a zákazník nepotvrdí jejich odstranění. U protokolu uvidíte stav Podepsáno bez výhrad nebo Podepsáno s výhradami.
- Protokol prochází stavy Koncept → Odesláno k podpisu → Podepsáno bez výhrad / Podepsáno s výhradami → Výhrady odstraněny. Po potvrzení odstranění výhrad se zakázka ukončí.
- Protokoly se číslují PP + rok + pořadí (např. PP2026001). Tlačítkem Nová verze protokolu vytvoříte novou verzi s číslem s příponou -v2; původní PDF zůstává zachované.
- Podepsané PDF najdete u zakázky v Dokumentech i v Objednávkách a smlouvách. Zákazník a řemeslník dostanou e-mail s odkazem na PDF, nikoli přílohou; řemeslník také upozornění ve zvonku. Poslední strana PDF obsahuje Záznam o podpisu včetně otisku SHA-256 a času Europe/Prague.
- PDF protokolu si před odesláním prohlédnete tlačítkem Náhled PDF — otevře se přímo v aplikaci, na mobilu přes celou obrazovku, a projdete všechny stránky. PDF vypadá podle zvoleného vzhledu dokladů.
- Odkaz na podepsaný protokol funguje ke čtení 30 dní od podpisu, i když mezitím vznikl novější protokol. U nepodepsaného odkazu platí 30 dní od odeslání. Po uplynutí odkaz přestane fungovat.
- Výhrady jsou u zakázky jako úkoly. Po opravě je označte, případně doplňte fotografii a klikněte na Uložit opravy. Když jsou hotové všechny, použijte Poslat potvrzení o odstranění výhrad; zákazník opět podepíše a vznikne nové PDF se stavem Výhrady odstraněny. Původní PDF zůstává.
- Po podpisu bez výhrad se u zakázky objeví tlačítko Vystavit fakturu – otevře fakturu s předvyplněnou nabídkou a datem zdanitelného plnění podle data převzetí.
- Po kliknutí na Dokončit zakázka zůstane v Aktivních zakázkách se zeleným příznakem Ukončeno a příznak Ukončena uvidíte i v seznamu nabídek.
- Potřebujete zakázku znovu otevřít? V seznamu Dokončené použijte tlačítko Znovu otevřít.
Tip: Doporučte zákazníkovi stáhnout si podepsané PDF – odkaz platí 30 dní.
Časté dotazy
Co když zákazník odmítne podepsat?
Zapište výhrady do protokolu a uložte ho. Máte alespoň záznam, co bylo předáno a co zákazník namítal.
Může podepsat zákazník na dálku?
Ano. Pošlete mu odkaz e-mailem; podpis potvrdí kódem z e-mailu. Odkaz má omezenou platnost.
Jde podepsaný protokol změnit?
Ne. Podepsaný protokol je neměnný; opravy se řeší novým potvrzením navázaným na původní protokol.
Související
Vyzkoušejte to na vlastní zakázce – jedna nabídka bez registrace
Pomohl vám tento díl?