Kolik vám zakázka skutečně vydělala

Vyfoťte účtenku dřív, než se ztratí

Vyfoťte doklad klidně v autě před stavebninami. Večer už nemusíte lovit zmačkané účtenky po kapsách a nezapomenete zákazníkovi naúčtovat materiál.

• V Nákupu klikněte na Vyfotit (vícestránkový doklad doplníte tlačítkem Přidat stranu a pak Zpracovat doklad), nebo na Nahrát z počítače a nahrajte PDF či obrázky – i více souborů najednou; každý soubor je jeden doklad a průběh ukazuje „3 / 5 hotovo“.
• Systém doklad sám přečte — dodavatele (ověří v ARES), IČO, číslo, data, účet, VS, částky i jednotlivé položky. Žlutě jsou údaje, které nepřečetl jistě; když položky nedávají součet dokladu, ukáže nahoře červeně rozdíl. Nic se neuloží bez vaší kontroly.
• Položky přiřaďte ke kartám materiálu: známý text se přiřadí sám (zeleně „Známý materiál“), jinak potvrdíte navrženou kartu (Ano / Jiná karta / Nová karta). Každé potvrzení si systém zapamatuje. Doprava, palety a poplatky karty nemají – jdou jen do kategorie nákladu.
• Při uložení se množství převede na základní jednotku karty (3 bal à 25 kg = 75 kg; chybějící převod zadáte jednou), materiál přibude do Skladu, cena do Historie cen a položky přiřazené k zakázce do jejích nákladů – celý doklad se nezapočítá podruhé. Cena o 10 % a více nad průměrem za 3 měsíce dostane štítek „+X % proti průměru“ a upozornění ve zvonku.
• Stejné IČO a číslo dokladu ohlásí „Tento doklad už máte“ s volbou Otevřít původní / Přesto uložit. Položky lze zapsat i ručně (Zapsat položky) a u uložené faktury je opravíte tlačítkem Upravit položky – sklad a historie cen se přepočítají.
• Karty materiálu (menu Karty materiálu) ukazují aliasy z dokladů, převody jednotek, minimální zásobu, dobu dodání a poslední ceny podle dodavatelů; dvě karty jde sloučit.
• Naskenovaný doklad se automaticky archivuje v Nákupu (karta Archiv dokladů).
• Skener dokladů s položkami a Karty materiálu jsou součástí tarifu Firma: 300 skenů měsíčně (jeden doklad = jeden sken bez ohledu na počet stran), dalších 100 dokoupíte za 200 Kč bez DPH v sekci Předplatné.

Tip: Fotografie dokladů se pro lepší čitelnost automaticky upravují do černobílé s vyšším kontrastem.

Stránka Hospodaření

V menu Peníze → Hospodaření vidíte, kolik firma vydělala, kam jdou peníze a co vás čeká.

• Nahoře přepnete Měsíc, Kvartál, Rok nebo Vlastní období; šipkami se posouváte a Porovnat s loňskem ukáže stejné období minulého roku.
• Karty Příjmy, Výdaje a Zisk jsou bez DPH. Příjmy = vystavené faktury a vyúčtování podle data zdanitelného plnění, minus dobropisy; zálohové faktury, storna a pokladní doklady se nepočítají. Výdaje = přijaté faktury a účtenky podle DUZP, ruční náklady, odvody a daně podle splatnosti. Sporné doklady se nepočítají.
• Grafy ukazují vývoj zisku, výdaje podle skupin kategorií, výhled peněz na 8 týdnů (splatné faktury, závazky a pravidelné platby), pohledávky a závazky po splatnosti a nejčastěji nakupovaný materiál. Klepnutím na sloupec nebo dílek otevřete seznam dokladů.
• Pod grafy materiálu je graf Odvody státu: skutečně zaplacené daně a pojištění po měsících podle data úhrady a součet za zvolené období (nezaplacené závazky se nepočítají). Klepnutím na měsíc zobrazíte doklady.
• Stejná čísla uvidíte v Nákupu u Hospodářského výsledku a na kartě v Nabídkách.

Co v Aktivních zakázkách uvidíte

Nabídnutá cena ještě není zisk. Tady hned uvidíte, co jste vyfakturoval, kolik stál materiál a práce a co vám skutečně zůstalo.

• Do Příjmů se počítají výhradně vystavené doklady (bez záloh a stornovaných), vždy bez DPH.
• Vedle nich je údaj V nabídkách (zatím nefakturováno) — kolik máte rozjednáno, ale ještě nevyúčtováno.
• Každou aktivní zakázku můžete rozbalit tlačítkem Rozpis nákladů a zisku — ve výchozím stavu je sbalená, aby seznam nepřetěžoval.
• Vedle tlačítka Dokončit se zobrazuje štítek Marže X % — zeleně při kladné marži, červeně při záporné; stačí letmý pohled na stav zakázky.
• Zisk se zobrazí, až je vystavená aspoň jedna faktura a znáte náklady. Jinak čte „čeká na fakturu“ nebo „chybí náklady“.
• U čistě montážních prací zaškrtněte Zakázka bez nákladů — marže se dopočítá i bez přijatých faktur.

Tip: Zisk = nabídnutá cena bez DPH mínus skutečné náklady (faktury, hodiny, cestovné, reprezentace, subdodávky).

Skutečnost si zadáváte sám

• Pravý sloupec sleduje skutečné náklady ve stejném pořadí: materiál, práce, doprava, ostatní a subdodávky.
• Náklady dle faktur — automaticky sečtené přijaté doklady u zakázky; číslo můžete kdykoli ručně přepsat.
• Práce = odpracované hodiny × hodinová sazba z Nastavení firmy; pokud není nastavená, použije se sazba odvozená z nabídky. Zapisujete hodiny, ne částku za práci.
• U dopravy zapište ujeté kilometry; násobí se vyšší sazbou za kilometr z Nastavení firmy nebo z nabídky. Administrativní hodiny se násobí stejnou hodinovou sazbou jako práce. Reprezentaci a Subdodávky vyplníte ručně, i když k nim nemáte doklad.
• Výsledek (zisk nebo ztráta) i čerpání rozpočtu se přepočítají hned po každé změně.