Paušály a opakované faktury jedním klepnutím
Pravidelnou fakturu nemusíte pokaždé vyplňovat od začátku. Nastavte opakování a vlastní texty e-mailů; připravený doklad před odesláním zkontrolujte.
4 minuty čtení Firma
Proč to řešit
Paušální servis nebo pravidelný odběr má podobné položky každý měsíc. Opakování ušetří opisování a vlastní e-mail zákazníkovi zachová váš běžný způsob komunikace. Příprava dokladu není totéž jako jeho odeslání.
Krok za krokem
1. Připravte opakovanou fakturu
Připravte opakovanou fakturuOpakované faktury
Odběratel · Jan Novák
Položky a interval opakování
1Klepněte semUložitNabídkyDiářVíceIlustrační ukázka s vymyšlenými daty – Truhlářství Ukázka, Jan Novák, Brno. V Opakovaných fakturách nastavte odběratele, položky a interval opakování. Zkontrolujte datum a částky před uložením.
Telefon: Více › Opakované faktury · Počítač: Opakované faktury
2. Zkontrolujte připravený doklad
Nový doklad se připraví podle uložené šablony. Před vystavením a odesláním ověřte období, odběratele a případné změny ceny.
Telefon: Více › Faktury · Počítač: Faktury
3. Upravte vlastní zprávy a upomínky
Upravte vlastní zprávy a upomínkyŠablony e-mailů
Vlastní průvodní zpráva
Automatické odesílání podle nastavení
3Klepněte semUložitNabídkyDiářVíceIlustrační ukázka s vymyšlenými daty – Truhlářství Ukázka, Jan Novák, Brno. Ve Šablonách e-mailů upravte zprávu k dokladu i připomenutí. Automatické odesílání zapínejte vědomě; vaše nastavení rozhoduje, co a kdy se posílá.
Telefon: Více › Šablony e-mailů · Počítač: Šablony e-mailů
Opakované faktury
- Pro pravidelné odběry nastavte opakovanou fakturu (měsíčně, čtvrtletně…).
- Systém vždy v termínu připraví nový doklad podle šablony — nemusíte nic vypisovat znovu.
Šablony e-mailů
Šablony e-mailů najdete ve Fakturaci i v Nastavení účtu (Firma a nastavení) — texty, které chodí zákazníkům, si upravíte podle sebe.
- Upravit můžete průvodní zprávu k faktuře, upomínky i děkovnou zprávu Po zaplacení.
- Vzory Nabídka, Faktura a Předávací protokol slouží jen jako průvodní text v okně pro odeslání dokladu — samy od sebe nikdy neodejdou.
- U šablon, které umí chodit samy (Upomínka 1–3, Po zaplacení, Bez reakce), si sami zvolíte přepínačem Odesílat automaticky, zda se mají posílat — ve výchozím stavu jsou vypnuté. Nastavíte i odstup ve dnech.
- V textu použijete zástupné údaje (číslo faktury, částka, splatnost, jméno zákazníka) — doplní se samy.
- Šablonu si můžete nechat poslat na svůj e-mail jako zkušební a odeslat ji i ručně.
- V historii odeslaných zpráv u každé faktury vidíte, co a kdy zákazníkovi odešlo.
Tip: Když šablonu nevyplníte, použije se výchozí české znění.
Časté dotazy
Vystaví se faktura bez kontroly?
Opakování připravuje doklad podle šablony. Před odesláním ověřte jeho obsah a stav.
Můžu změnit text e-mailu?
Ano, ve Šablonách e-mailů. Bez vlastní šablony se použije výchozí české znění.
Posílají se upomínky vždy automaticky?
Ne. Řídí se vaším nastavením a dostupností funkce v tarifu.
Související
Vyzkoušejte to na vlastní zakázce – jedna nabídka bez registrace
Pomohl vám tento díl?