Manuál Nacenis.cz – kompletní návod

1. Doplňte údaje, které mají být na nabídce

Stačí to udělat jednou. Nacenis pak firmu, kontakt a bankovní účet doplní do dalších nabídek i faktur za vás.

• Po přihlášení otevřete Firma a nastavení (na telefonu přes Více), zadejte IČO a načtěte údaje z ARES.
• Doplňte telefon, e-mail a bankovní účet. Logo, podpis a razítko můžete přidat hned nebo později.
• Nastavte svoji hodinovou sazbu, cenu dopravy a obvyklou marži na materiál a změny uložte.

Vyplňte údaje o firmě (záložka Firma)

• Zadejte IČO — údaje se automaticky načtou z ARES.
• Zvolte, zda jste plátce, nebo neplátce DPH. Sazbu DPH volíte až u konkrétní nabídky či faktury.
• Doplňte bankovní účet — použije se na fakturách a v platebním QR kódu.
• V sekci Nastavení upravte marži na materiál, hodinovou sazbu a cenu za dopravu. Nastavení uložte tlačítkem Uložit nastavení.

Tip: Adresa sídla z ARES se automaticky předvyplní jako výchozí bod při výpočtu dopravy.

Logo, razítko, podpis a odpovědná osoba

• V sekci Nastavení pro nabídky a faktury nahrajte logo firmy, razítko a podpis — vše se zobrazí na vystavených dokladech.
• Po nahrání klikněte na Uložit — karta se sama sbalí a příště ji najdete zavřenou.
• Doplňte pole Odpovědná osoba — jméno se propíše na nabídky a faktury jako kontakt pro zákazníka a použijeme ho i při oslovení v e-mailech. Pokud není vyplněné, oslovujeme názvem firmy.
• Vzhled dokladů: vybírat můžete z pěti šablon (Klasická, Moderní, Výrazná, Svěží, Elegantní) ve Firma a nastavení → Vzhled dokladů. Šablona platí pro nabídky, faktury, zálohy, dobropisy, smlouvy i předávací protokoly. Již podepsané protokoly si vzhled ponechají.

2. Řekněte, co se bude dělat

Nemusíte vyplňovat složitý rozpočet. Zakázku popište stejně, jako byste ji vysvětloval kolegovi.

• Otevřete Nabídky, zvolte Vytvořit novou a popis napište nebo nadiktujte do telefonu.
• Uveďte hlavně rozsah, rozměry, materiál, místo a dopravu. Přidat můžete až tři fotografie.
• Klikněte na Nacenit zakázku. Nacenis připraví práce, materiál, dopravu, DPH a celkovou cenu.

Tip: Například: Vyměnit 6 zásuvek v panelovém bytě, vysekat drážky, dodat kabely a krabice, zapravení a revize, Praha 8.

Popište zakázku vlastními slovy

Místo večera nad tabulkou stačí říct nebo napsat, co zákazník potřebuje. První rozpis připraví Nacenis za vás.

• Otevřete záložku Nabídky a klikněte na Vytvořit novou.
• Napište nebo nadiktujte do telefonu, co budete dělat (např. „Výměna 6 zásuvek a nové jističe v panelovém bytě“).
• Můžete přiložit až 3 fotografie místa pro upřesnění rozsahu prací. Rozměry pro výpočet výměr napište nebo nadiktujte; chybějící délku, šířku ani výšku fotografie nenahrazuje.
• Zadejte adresu realizace; vzdálenost a cena dopravy se dopočítají automaticky.

Tip: Obor (elektrikář, instalatér, zedník…) se rozpozná sám z popisu — nemusíte nic vybírat.

Nadiktujte zakázku a zkontrolujte nabídku v telefonu

• Spodním + otevřete Novou nabídku. Nad mikrofonem můžete vybrat řemeslo nebo Další; poslední volbu si telefon pamatuje. Počet použitých AI nabídek najdete v horní liště.
• Klepněte na mikrofon a nadiktujte rozsah, rozměry, materiál a místo realizace. Text můžete upravit ručně; přiložit lze Fotku místa nebo Výkres PDF. Pak klepněte na Nacenit zakázku.
• Pokud se při nacenění z popisu otevře Zaměření, doplňte chybějící rozměry a klepněte na Vytvořit nabídku. Přeskočit – nacenit bez výpočtu pokračuje bez ověřeného výpočtu výměr; množství pak zkontrolujte ručně.
• Po nacenění se otevře samostatná obrazovka Zkontrolujte nabídku bez formuláře s mikrofonem. Nabídka se už automaticky uloží jako koncept; zákazníkovi zatím nic neodejde. Šipka Zpět vrátí zadání s vyplněným textem.
• V části POLOŽKY · klepnutím upravíte rozbalte Práce, Materiál nebo Doprava. U každé skupiny vidíte počet položek a součet; uvnitř upravíte názvy, množství a ceny.
• Odkaz + Sleva, příplatek, DPH, splatnost otevře spodní panel. Upravíte v něm slevy, příplatky, DPH nebo PDP a platnost nabídky. Celý zákaznický text zkontrolujte v náhledu PDF.
• V části Komu nabídku poslat doplňte zákazníka. Dole zvolte Uložit a poslat zákazníkovi, chcete-li otevřít odeslání, nebo Hotovo, pošlu později, chcete-li se vrátit k nabídkám bez odeslání.

Inspirace: ukázky popisu zakázky

Čím konkrétněji zakázku popíšete, tím přesnější nabídku dostanete. Můžete se inspirovat těmito příklady:

• Instalatér: Vyměnit staré litinové radiátory za nové hliníkové v panelákovém bytě 3+1. Celkem 5 topných těles včetně ventilů, odvzdušňovacích kohoutů a montážního materiálu. Odstranit původní tělesa, napojit na stávající rozvody, zkontrolovat těsnost a odvzdušnit systém. Doprava do Prahy 8.
• Elektrikář: Nová elektroinstalace v rekonstruovaném rodinném domě 120 m². Kompletní rozvody 230/400 V, 15 zásuvek, 10 vypínačů, 5 světelných bodů, příprava pro indukční desku a klimatizaci. Revize a protokol. Materiál kabel CYKY a instalatérské krabice. Doprava okres Beroun.
• Malíř: Malování pokoje délky 5 m, šířky 4 m a výšky 2,6 m; jedny dveře 0,9 × 2 m a jedno okno 1,5 × 1,2 m. Oprava prasklin, štukování dvou míst, penetrace, dvě vrstvy bílé barvy na stěny i strop. Zakrytí podlahy a nábytku fólií. Materiál barva Primalex plus. Doprava včetně odvozu odpadu.
• Zedník: Postavit plot z tvárnice plotové 2 m vysoký, délka 15 m. Vykopání základů 40 cm hluboko, betonový pás, postavení plotu včetně sloupků, natažení omítky a základní barva. Doprava materiálu na místo v Brně-Líšni.
• Doprava / manipulace: Převézt stavební suť a starý nábytek ze zahrady rodinného domu na sběrný dvůr. Odhad 3 tuny materiálu, nakládka ruční, vzdálenost na skládku 12 km. Nutná dodávka s kontejnerem nebo valníkem.

Tip: Uveďte rozměry, materiál, místo realizace a dopravu — systém z toho odvodí obor i odhadované náklady.

Zkontrolujte a upravte položky

• Nabídka se rozdělí do sekcí (např. Demolice, Materiál, Práce, Doprava).
• Otevřete nabídku a klikněte na Upravit nabídku. Každou položku lze přepsat: název, množství, jednotku i cenu. Změny uložíte tlačítkem Dokončit úpravy a upravenou nabídku můžete znovu odeslat.
• Vygenerovaná AI nabídka se uloží sama jako koncept — nic se neztratí ani po obnovení stránky. Když ji pak doladíte přes Upravit nabídku s AI (Přepočítat nabídku), nová verze přepíše tentýž koncept, takže v seznamu nikdy nevznikne duplicita.
• Položky můžete přidávat z vlastního Ceníku (záložka Ceník).
• Pořadí položek změníte přetažením — uchopte je za ikonu ⣿ vlevo u názvu. Označování textu položky ani měrné jednotky položku nepohne.
• K materiálu si můžete uložit interní odkaz na výrobek — zákazník ho v nabídce neuvidí.
• Přidejte slevu nebo příplatek a zvolte režim DPH (včetně přenesené daňové povinnosti §92e).

Upřesněte nástřel přepočtem

• U otevřené nabídky najdete panel „Sedí nástřel? Upřesněte a přepočítáme“ — upravte dobu realizace, hodinovou sazbu, cenu materiálu nebo dopravu.
• Stiskem tlačítka přepočítat systém nabídku přecení podle vašich úprav, aniž byste každou položku přepisovali ručně.
• U „Je doprava OK?“ můžete zadat kilometry ručně. Zadaná vzdálenost má přednost před dohledanou trasou a doprava se podle ní spočítá i tehdy, když v popisu chybí místo zakázky.
• Nabídku lze kdykoliv i Aktualizovat — doplňte nový popis (např. změnu rozsahu od zákazníka) a systém ji přepočítá znovu.

Tip: Přepočet ani úprava už vytvořené nabídky nic z měsíčního limitu neubírají — počítá se jen nové nacenění zakázky.

Platnost nabídky

• Výchozí platnost nabídky je 14 dnů.
• Před odesláním ji můžete změnit — na výběr je 7 až 60 dnů.
• Datum platnosti se propíše do PDF i do e-mailu zákazníkovi.

Kopírování nabídky a tvorba bez asistenta

• U hotové nabídky použijte Kopírovat — vznikne kopie, ve které změníte odběratele i položky, aniž byste ji tvořili znovu.
• Potřebujete-li nabídku napsat celou po svém, zvolte Ručně bez AI. Otevře se stejná obrazovka jako u nabídky s asistentem — nadiktujete nebo napíšete popis zakázky do stejného pole a dole si vyberete šablonu: Koupelna, Malování, Elektroinstalace, Montáž, Práce na hodiny nebo Prázdná nabídka.
• Ze šablony vznikne nabídka s obvyklými položkami, u prací je předvyplněná vaše hodinová sazba. Množství, názvy i ceny přepíšete a položky přidáte nebo smažete. Popis, který jste nadiktoval, se přenese do názvu a shrnutí nabídky. Ruční nabídka nespotřebuje žádný kredit.
• Pokud už k nabídce existuje faktura nebo jiný doklad, uvidíte u ní odkaz Související doklad a jedním kliknutím se na něj přepnete.
• U položky dopravy je při úpravách nabídky tlačítko Spočítat vzdálenost — otevře okénko přímo v nabídce (adresa firmy, místo zakázky, PSČ s našeptávačem obcí, sazba za kilometr a počet cest) a po výpočtu vloží kilometry i cenu rovnou do položky.
• Ruční nabídky se do měsíčního limitu nabídek nezapočítávají.

Tip: Když zákazník potvrdí Mám zájem, nabídka zůstane v Nabídkách a zároveň se zobrazí v Aktivních zakázkách.

AI nabídka: výměry a materiál z rozměrů

U podporovaných prací asistent přečte rozměry a parametry z vašeho popisu. Plochy a množství pak vypočítá Nacenis stejnými ověřenými vzorci jako v kalkulačkách, nikoli odhadem AI.

• Výpočet je nyní zapojený pro dlažbu, obklad stěn, hydroizolaci, malování, sádrokartonovou příčku a sádrokartonový podhled. U jiných prací dál zkontrolujte navržená množství jako dosud.
• Zakázku napište nebo nadiktujte a zvolte Nacenit zakázku. U místností uveďte délku, šířku a podle práce také výšku; pro příčku délku a výšku. Doplňte rozměry a počty dveří či oken a požadované materiály nebo vrstvy.
• Chybějící rozměry podlahy, stěn ani příčky se nepředpokládají. Otevře-li se okno Zaměření s výzvou Doplňte chybějící rozměry, vyplňte požadovaná pole a zvolte Vytvořit nabídku. Rozměry lze zadat s českou desetinnou čárkou.
• Pokud rozměry ještě nemáte, zvolte Přeskočit – nacenit bez výpočtu. Nabídka vznikne běžným naceněním bez ověřeného výpočtu výměr; před odesláním množství zkontrolujte a opravte.
• Ostatní doplněné parametry jsou označené Předpoklad – ověřte. Zkontrolujte například prořez, počet vrstev nebo vydatnost podle skutečného materiálu. Načtení projektového PDF zůstává samostatným dosavadním postupem; tento výpočet z rozměrů se týká textového a hlasového popisu.
• Ocenění dál používá vaše nastavení a vlastní Ceník; učení cen i měsíční tarifní limity zůstávají beze změny. Výpočet výměr nenahrazuje kontrolu konečné ceny nabídky.

Tip: Například: Koupelna 3 × 2 m, výška 2,6 m, dlažba na podlahu, obklad stěn do 2,2 m, dveře 0,8 × 2 m. Přidejte skutečné rozměry otvorů a požadované parametry materiálu.

Zaměření: kontrola výpočtu a změna rozměrů

• U nabídky vytvořené s výpočtem rozbalte Zaměření. Zkontrolujte rozměry jednotlivých místností, otvory a parametry prací; předpoklady jsou označené Předpoklad – ověřte.
• U vypočtené položky klepněte na ƒ (Jak jsme počítali). Zobrazí se její výpočet a případně balení, použité koeficienty a předpoklady.
• Změna rozměru nebo parametru v Zaměření automaticky přepočítá navázaná množství. Jednotkové ceny zůstávají zachované; při změně množství se může změnit celková cena nabídky.
• Když množství vypočtené položky přepíšete sami, dostane označení upraveno ručně. Další změna rozměrů tuto hodnotu nepřepíše. Chcete-li ji znovu navázat na výpočet, zvolte u konkrétní položky Přepočítat i tuto. Tím výslovně povolíte nahrazení ručního množství vypočtenou hodnotou.
• Po úpravách nabídku uložte jako obvykle. Výpočet množství v Zaměření není totéž jako přecenění celé nabídky přes Upřesněte nástřel přepočtem.

Volitelná příloha Výpočet výměr

• Výpočty slouží standardně pro vaši kontrolu a v zákaznickém PDF nejsou. Příloha je ve výchozím stavu vypnutá.
• Chcete-li zákazníkovi ukázat podklady, v části Zaměření zaškrtněte Přiložit výpočet výměr. Do zákaznického dokumentu se přidá příloha Výpočet výměr s rozměry a výpočty.
• Před odesláním zkontrolujte náhled PDF. Pokud výpočty přikládat nechcete, ponechte Přiložit výpočet výměr nezaškrtnuté.

Vytvořte návrh nabídky z projektové dokumentace

Máte výkresy, technickou zprávu nebo soupis prací v PDF? Přiložte dokumentaci a Nacenis z ní připraví první návrh položek a cen.

• PDF můžete přiložit při běžném nacenění po přihlášení i ve zkušebním nacenění bez registrace.
• Nahrajte projektovou dokumentaci a klikněte na Nacenit zakázku nebo Vygenerovat cenovou nabídku. Textový popis není povinný, ale můžete jím doplnit požadovaný rozsah nebo materiál.
• Nacenis přečte textové PDF i naskenované výkresy a připraví návrh prací, materiálu, množství a cen podle údajů, které v dokumentaci najde.
• Výsledek je návrh k úpravě. Před odesláním vždy zkontrolujte rozměry, množství, ceny, chybějící práce, dopravu a DPH; nepřesné položky můžete přepsat, přidat nebo smazat.

Tip: Čím čitelnější dokumentace a přesnější rozměry, tím lepší bude první návrh. Nejasné nebo chybějící údaje doplňte do popisu zakázky.

Objednávka přišla v PDF? Nahrajte ji

• Objednávka od smluvního partnera nebo velké firmy často přijde e-mailem jako PDF a vznikla mimo Nacenis. Nemusíte ji přepisovat.
• Na stránce Aktivní zakázky klikněte na Nahrát objednávku (PDF) a vyberte soubor.
• Nacenis z PDF přečte odběratele, číslo objednávky a položky s cenami a rovnou z nich založí aktivní zakázku. Čtení nemusí být vždy přesné, proto položky a ceny po nahrání zkontrolujte.
• PDF zůstane u zakázky uložené a kdykoli si ho otevřete. Zakázka pak funguje jako každá jiná: diář, náklady, předávací protokol i faktura.

Odešlete nabídku zákazníkovi

• Nabídku uložte — najdete ji vždy v seznamu Nabídky s filtry a řazením.
• Stáhněte PDF, zkopírujte text nebo použijte tlačítko Sdílet (e-mail, WhatsApp, další sítě).
• Na počítači se tlačítka Stáhnout PDF nabídku, Odeslat e-mailem a Sdílet opakují i dole pod tlačítkem uložení. Na telefonu je najdete v detailu nabídky pod ⋯ (Další akce); kontrola nové nabídky má jen spodní akce Uložit a poslat zákazníkovi a Hotovo, pošlu později.
• Při odeslání e-mailem má zákazník v e-mailu tlačítka Mám zájem / Nemám zájem — jeho volba se propíše do vaší administrace.
• Jakmile zákazník na některé tlačítko klikne, přijde vám o tom e-mailové upozornění, takže se můžete hned ozvat.
• Odeslat jde i přímo ze seznamu nabídek — tlačítkem Odeslat (na telefonu Odeslat zákazníkovi); e-mail se předvyplní z adresáře.
• Jako odesílatel se zákazníkovi zobrazí název vaší firmy a odpovědi chodí na váš firemní e-mail.
• V okně pro odeslání vidíte pod průvodní zprávou náhled podpisu z nastavení firmy — přidá se k e-mailu automaticky (u nabídek i soupisky materiálu).
• Zákazník odmítl? U nabídky klikněte na Zákazník odmítl — nabídka se označí jako odmítnutá a zůstane v historii, takže ji nikdy neztratíte. Kliknutím na Zrušit odmítnutí se vrátí mezi čekající.
• V seznamu nabídek je u každé karty vpravo nahoře údaj Odesláno a jméno nebo firma zákazníka, kterému nabídka patří.

Tip: Nacenis si pamatuje každou cenu, kterou v nabídce upravíte — bez ohledu na to, jestli zakázku nakonec dostanete. Příště ji použije jako výchozí místo obecného odhadu.

Označení nabídky jako aktivní zakázky

• Jakmile zákazník potvrdí Mám zájem, nabídka se automaticky zobrazí také v Aktivních zakázkách. V Nabídkách dál zůstává — nemusíte zapínat žádný další filtr.
• Jen u schválené nabídky najdete odkaz Otevřít v Aktivních zakázkách. Otevře přímo příslušnou zakázku, posune na ni stránku a zvýrazní ji.
• Pod názvem aktivní zakázky vidíte vyplněného odběratele, případně obec a telefon. Když údaje chybí v nabídce, použijí se z faktury přiřazené k zakázce.
• Domluvili jste se jinak (telefonicky, osobně)? U nabídky klikněte na ikonu aktivačního přepínače a označte ji jako aktivní i ručně.
• Ukončená zakázka zůstane v Aktivních zakázkách se zeleným příznakem Ukončeno a stejný příznak Ukončena uvidíte i v seznamu nabídek.

Jak se připomenout bez nepříjemného telefonování

Nabídka často nezapadne kvůli ceně, ale proto, že se zákazník neozval. Nacenis ho slušně připomene a vám ukáže, na čem jste.

• Automatické připomenutí je vaše volba: zapnete ho ve Šablonách e-mailů (Fakturace → Šablony e-mailů, nebo v Nastavení účtu → Firma a nastavení) u šablony Bez reakce přepínačem Odesílat automaticky (ve výchozím stavu je vypnuté). Když je zapnuté a zákazník po odeslání nabídky nereaguje, systém mu pošle připomenutí — výchozí prodleva je 21 dní.
• E-mail odejde jen tehdy, když zákazník neklikl na Mám zájem ani Nemám zájem, zakázka není ukončená ani vyfakturovaná a zákazník se neodhlásil ze zpráv. Každému zákazníkovi se pošle jen jednou.
• V připomenutí jsou tři textové odkazy: Už to neřeším (zakázku uzavře jako odmítnutou), Ještě zvažuju — ozvěte se mi za měsíc (ponechá otevřenou a naplánuje vám připomínku za 30 dní) a Mám zájem, pojďme se domluvit (stejné jako tlačítko Mám zájem).
• Po kliknutí se zákazníkovi zobrazí poděkování s vaším kontaktem a vám přijde upozornění na zvolenou odpověď.
• Pokud zákazník ani na připomenutí nereaguje, zakázka se po dalších 14 dnech přesune do stavu spící — zmizí ze seznamu aktivních nabídek, ale nesmaže se. Ve filtru si ji kdykoliv zobrazíte.
• V detailu nabídky vidíte, kdy připomenutí odešlo, jak zákazník odpověděl, a můžete ho odeslat ručně tlačítkem Poslat připomenutí.

Tip: Zakázka se nikdy neuzavře sama — pouze kliknutím zákazníka nebo ručně vámi.

Smlouva o dílo ke schválené nabídce

Smlouva o dílo potvrdí cenu, termíny a záruky písemně, ne jen na slovo. Funkce je v tarifu Profi a Firma.

• Ve Firmě a nastavení na kartě Smlouva o dílo nastavte číselnou řadu, splatnost, záruky, smluvní pokuty a povinnosti objednatele. Tlačítkem Náhled s ukázkovými daty si vzor prohlédnete.
• Vlastní smlouvu ve Wordu: na kartě Smlouva o dílo zvolte Moje šablona (Word). Buď nahrajte DOCX s poli jako {{objednatel_nazev}} (Nahrát šablonu (DOCX), pole najdete v Seznamu polí s tlačítkem kopírování, vzor stáhnete přes Ukázková šablona), nebo klikněte na Převést mou vyplněnou smlouvu na šablonu – AI navrhne, které údaje nahradit poli, a vy každý návrh potvrdíte. Aplikace upozorní na neznámá a chybějící pole. PDF a Word se pak tvoří z vaší šablony.
• U schválené nabídky nebo u zakázky v Aktivních zakázkách klikněte na Vytvořit smlouvu o dílo (v zakázkách tlačítko Smlouva o dílo).
• Údaje se předvyplní z nabídky a firmy. Zvýrazněná povinná pole doplňte, u zákazníka s IČO můžete statutára dotáhnout z ARES. Variantu Podnikatel / Spotřebitel lze přepnout.
• V článku II je uvedeno číslo nabídky, ze které smlouvu vytváříte, ve tvaru N-RRRR-XXXXXX. Před uložením zkontrolujte pole Číslo nabídky; položkový rozpis nabídky tvoří přílohu č. 1.
• V článku Cena díla uvádí obecný vzor u plátce DPH rozpis: {bez DPH} Kč bez DPH, DPH {sazba} % {DPH} Kč, celkem {s DPH} Kč. U neplátce je pouze cena a věta Zhotovitel není plátce DPH. Při přenesené daňové povinnosti (§ 92e) se DPH nevyčísluje – daň odvede zákazník. Rozpis zkontrolujte v náhledu smlouvy; u vlastní šablony Wordu pro něj použijte pole {{cena_popis}} a pro číslo nabídky {{cislo_nabidky}}.
• Klikněte na Uložit jako koncept. Smlouvu stáhnete tlačítkem PDF / tisk nebo Stáhnout Word (DOCX); přílohou č. 1 je položkový rozpis nabídky, u spotřebitele i formulář pro odstoupení.
• Tlačítkem Odeslat k potvrzení pošlete zákazníkovi e-mail s odkazem (platí 30 dní). Zákazník smlouvu přečte, vyplní jméno a klikne na Potvrzuji smlouvu; potvrzenou verzi dostanete oba e-mailem a v aplikaci přijde upozornění.
• Když smlouvu podepisujete na papíře: vytiskněte ji, po podpisu klikněte na Nahrát podepsanou smlouvu (PDF nebo fotka) a smlouva se označí jako Podepsáno ručně.
• U nahraného PDF (v Objednávkách a smlouvách i v Dokumentech zakázky) klikněte na Otisknout razítko: v náhledu vyberte stránku, místo a velikost a razítko s podpisem z nastavení firmy se vloží na místo zhotovitele. Uloží se jako nová verze dokumentu, původní zůstane.
• Všechny smlouvy o dílo, přijaté objednávky z PDF, objednávky dodavatelům a nahrané dokumenty najdete v menu Objednávky a smlouvy – s filtry Typ, Zákazník, Stav a Období. Tlačítkem Nahrát rámcovou smlouvu uložíte rámcovou smlouvu se zákazníkem i s platností; 30 dní před koncem se tam objeví upozornění. U zakázky v Aktivních zakázkách tlačítko Dokumenty ukáže všechny dokumenty zakázky a tlačítkem Nahrát dokument přidáte další.
• U spotřebitele, který nepožádal o dřívější zahájení, uvidíte u smlouvy upozornění Lhůta k odstoupení běží do … – s pracemi počkejte do tohoto data.

Tip: Vzor je obecný a nenahrazuje právní radu. Před použitím si ho nechte zkontrolovat.

Všechny dokumenty konkrétní zakázky

Doklady související se zakázkou otevřete na jednom místě, bez hledání v jednotlivých sekcích.

• Otevřete Aktivní zakázky a u vybrané zakázky klikněte na Dokumenty.
• Přehled obsahuje nabídku (PDF), navázané faktury a zálohové faktury, předávací protokol, smlouvy o dílo, přijatou objednávku, objednávky materiálu dodavatelům a nahrané soubory. Zobrazují se jen dokumenty, které už existují a jsou přiřazené k této zakázce.
• Nabídku otevřete tlačítkem Otevřít PDF nabídky. U faktur a záloh použijte Otevřít, u předávacího protokolu a objednávky materiálu také Otevřít. Smlouvu zobrazíte přes Otevřít smlouvu; nahrané soubory včetně přijaté objednávky otevřete přes Otevřít soubor.
• Tlačítkem Nahrát dokument přidáte k zakázce další soubor. Přehled využívá původní doklady; nevytváří jejich nové kopie.

Etapy zakázky: rozepsat práci na kroky

U aktivní zakázky si práci rozepíšete na etapy — zaměření, nákup, výroba v dílně, přestávka, montáž, předání. Diář pak plánuje po krocích a termín drží za sebe.

• V detailu zakázky je oddíl Etapy; nahoře vidíte součet odhadů etap a vedle toho hodiny z nabídky, ať si je navzájem porovnáte.
• Tlačítkem Přidat etapu vyplňte Typ (Zaměření, Nákup materiálu, Výroba v dílně, Technologická přestávka, Montáž, Dokončení a předání, Vlastní), Místo (Dílna, U zákazníka, Jinde), Odhad hodin, případně Skutečné hodiny a poznámku. Etapy se sama seřadí podle typu: zaměření a nákup dopředu, výroba a montáž doprostřed, předání nakonec.
• Když etapy ještě nemáte, stačí vybrat šablonu: Jen práce u zákazníka, Výroba + montáž, Zaměření + výroba + montáž nebo Vlastní. Vlastní pořadí etap uložíte tlačítkem Uložit jako šablonu etap a příště je jen vyberete.
• Pořadí etap změníte přetažením; tlačítky v kartě etapy ji upravíte, označíte hotovo nebo smažete.
• Etapy jsou součástí tarifu Profi — ve Startu uvidíte zamčený náhled.

Plánování etap a pevný termín

• U etapy klikněte na Naplánovat (u naplánované na Přesunout), zadejte Den a Začátek a klikněte na Navrhnout termín. Tlačítko Naplánovat co nejdřív navrhně termíny hned za dneškem.
• Než se něco uloží, uvidíte Návrh plánování: které dny která etapa zabere (např. „Výroba v dílně: 5.–9. 11. 2026 · 24 h“) a co se stane s navazujícími etapami. Potvrdíte tlačítkem Potvrdit plán, nebo necháte posunout i navazující etapy.
• Když máte s zákazníkem domluvený den, zaškrtněte Domluvený pevný termín — plánování ho už nikdy neposune. U montáže slouží tlačítko „Domluvil jsem termín montáže“, které navazující etapy seřadí od tohoto dne.
• Minimální odstup po předchozí etapě (dní) říká, kolik dní má být mezi koncem předchozí a začátkem této etapy (např. schnutí); přestávka se zadává jako Délka přestávky (dní) a kapacitu nezabírá.

Termín pošlete zákazníkovi

• U etapy, která se dělá u zákazníka a má naplánovaný den, klikněte na Poslat zákazníkovi termín (později na Poslat zákazníkovi změnu termínu). Otevře se Náhled termínu pro zákazníka s polem Komu a přesným textem zprávy.
• Zpráva obsahuje událost do kalendáře (.ics) jako odkaz, takže si zákazník termín přidá do Google kalendáře nebo telefonu.
• Text zprávy upravíte ve Firma; ve Startu a Profi je jen k nahlédnutí.

Klik na den: co na něj máte

• Klepnutím na den v kalendáři (na počítači i v telefonu) se pod kalendářem vypíše, co na ten den máte: zakázka nebo práce, etapa, hodiny a čas, místo a poznámka. Prázdný den ukáže „Volný den – nic tu není.“
• Jedno klepnutí vybere jeden den; klepnutí na jiný den přejde na něj. Více dnů vyberete Ctrl+klikem na počítači nebo podržením prstu (asi půl vteřiny) v telefonu; potom další klepnutí dny přidávají a odebírají. Tažením myší vyberete souvislý rozsah. Posouvání stránky nikdy nic neoznačí.
• Čas etapy se ukazuje podle hodin naplánovaných v daném dni (např. 08:00–12:00 při 4 h), stejně jako v kalendáři v telefonu. Technologická přestávka je bez času jako „Technologická přestávka (2 dny)“.

Naplánujte výjezd

• Na stránce Výjezdy vidíte mapu se špendlíky schválených zakázek s adresou. Vyberte jednu nebo více zakázek na mapě nebo v seznamu a klikněte na Naplánovat trasu. Upozornění Vyplatí se jet se dál vztahuje na vzdálené oblasti.
• Aplikace navrhne pořadí zastávek pro kratší trasu a rozdělí jízdu a práci do dnů podle vaší pracovní doby. Do jednoho plánu můžete zařadit až 12 zakázek.
• Navrhne první souvislý blok volných pracovních dnů v Diáři s ohledem na údaje od kdy zákazník může a nejzazší termín. Pořadí zastávek můžete změnit přetažením a začátek výjezdu posunout; případnou kolizi s Diářem uvidíte jako upozornění.
• Vidíte souhrn nákladů (kilometry, noci za ubytování) a jejich rozpočítání mezi zákazníky — „Samostatně … → společně …“. Podíl zahrnuje dopravu i ubytování.
• Oblast se pojmenuje podle největší známé obce mezi zakázkami, například Brno a okolí. U obcí bez údaje o počtu obyvatel se zohlední počet zakázek.
• Uložený výjezd můžete kdykoli upravit tlačítkem Upravit u výjezdu v seznamu — například když přibyde další zakázka v okolí. V plánovaci ji zaškrtnete v části Přidat zakázku k výjezdu, případně některou zakázku ikonou koše odeberete; trasa, dny, noci a podíly se přepočítají a změny uložíte tlačítkem Uložit změny výjezdu. Zákazníkům, kteří už termín dostali, zůstane jejich odkaz funkční — po změně jim termín odešlete znovu tlačítkem Odeslat termíny znovu.
• Dny naplánovaného výjezdu se hned propíšou do Diáře jako obsazené (s názvem zakázky a časy), takže vám je další plánování nenabídne jako volné. Při úpravě výjezdu se záznamy v Diáři přepíšou, při smazání výjezdu z Diáře zmizí.

Soupiska materiálu

• U každé uložené nabídky klikněte na Soupiska materiálu — systém podrobně rozepíše materiál ke konkrétní zakázce včetně množství, měrných jednotek, rezervy a orientačních cen.
• Každou položku můžete upravit, smazat nebo přidat vlastní — změny se ukládají automaticky a soupiska zůstane připnutá u nabídky.
• Soupiska počítá s rezervou na prořez a ztráty i s velikostí balení — ceny i součty tak odpovídají tomu, co skutečně koupíte (viz Dělám pořád stejné práce).
• Opakující se sady materiálu si uložíte jako šablony a vložíte jedním kliknutím — stačí zadat rozměry (viz Dělám pořád stejné práce).
• Soupisku stáhnete jako PDF, pošlete e-mailem dodavateli k nacenění, nebo sdílíte (WhatsApp apod.).
• Zatržítkem Bez cen vygenerujete verzi bez cen a součtů — ideální k nacenění u dodavatele.

Tip: Soupiska bez cen je výchozí volbou při odeslání dodavateli — ceny mu tak neodhalíte.

Zapište přijatou fakturu

Každý nákup přiřazený k zakázce vám ukáže, kolik vás práce opravdu stála a co musíte zákazníkovi vyúčtovat.

• Otevřete záložku Nákup a přidejte přijatou fakturu (materiál, subdodávka, doprava).
• Dodavatele vyberte z adresáře, nebo ho rovnou vyplňte a uložte mezi kontakty.
• Zadejte částku, DPH a datum zdanitelného plnění.

Přiřaďte nákup ke konkrétní nabídce

• U přijaté faktury vyberte nabídku (zakázku), ke které náklad patří.
• Systém pak automaticky počítá výdělečnost zakázky: příjmy z nabídky mínus přiřazené náklady.
• Přehled běžících zakázek najdete v záložce Aktivní zakázky.

Tip: Nepřiřazené náklady se do zisku zakázky nezapočítají — přiřazujte je průběžně.

Založení, zápisy a PDF stavebního deníku

• V Aktivních zakázkách otevřete u zakázky Stavební deník. Zápisy jsou v tarifu Firma; Start a Profi zobrazí zámek. Existující deníky po zrušení předplatného zůstanou ke čtení a stažení PDF.
• Založit deník nabídne Stavební deník, Jednoduchý záznam o stavbě nebo Deník zakázky. Zkontrolujte předvyplněné identifikační údaje stavby, stavebníka a zhotovitele.
• Nový zápis vytvoří denní záznam. Doplníte pracovníky, skutečné hodiny, práce, materiál a mechanizaci; dostupný plán etap a historie hodin se nabídnou jako podklad. Počasí závisí na uložené poloze a dostupnosti služby.
• Text můžete nadiktovat. Přidat lze nejvýše 20 fotografií. Zakrývané práce vyžadují alespoň jednu fotografii.
• Uložit rozpracované zachová koncept. Podepsat a uzamknout uloží autora, čas a otisk obsahu. Podepsaný zápis nelze upravit ani smazat; Opravit novým zápisem vytvoří navazující opravu.
• Export PDF stáhne celý deník nebo zadané období včetně podpisů a fotopřílohy. Uzavřít deník vyžaduje podepsané Předání díla; uzavřený deník nepřijímá nové zápisy.
• Po uzavření použijte Odeslat PDF stavebníkovi. Zákazník dostane soukromý odkaz platný sedm dní, nikoli e-mailovou přílohu.
• Před smazáním účtu stáhněte deníky v PDF. Smazání účtu odstraní také deníky. Pro nadlimitní veřejné zakázky použijte specializovaný elektronický deník.

Vystavte předávací protokol

• V záložce Aktivní zakázky klikněte u zakázky na Vystavit předávací protokol.
• Systém předvyplní soupis provedených prací z nabídky — položky můžete upravit, přidat nebo smazat.
• Doplňte datum a místo předání a zkontrolujte upravitelné údaje zhotovitele i objednatele. Připojit lze nejvýše 10 zmenšených fotografií hotového díla.
• Uložit koncept ponechá protokol rozpracovaný. Podepsat na místě otevře zákaznickou stránku na vašem telefonu; Poslat k podpisu pošle zákazníkovi e-mailový odkaz s platností 30 dní. Podpis je v tarifu Profi a Firma, SMS zatím nejsou dostupné.
• Zákazník zvolí Převzato bez výhrad nebo Převzato s výhradami. Každou výhradu doplní zvlášť, případně s fotografií. Vyplní jméno, může přidat funkci, podepíše prstem nebo myší a potvrdí převzetí.
• U podpisu odkazem klikne na Poslat ověřovací kód a zadá šestimístný kód z e-mailu: platí 10 minut, nejvýše 5 pokusů. Na místě se kód nevyžaduje. Při výpadku spojení zůstává podpis v telefonu jako Čeká na odeslání a odešle se po obnovení spojení.
• Protokol obsahuje údaje dodavatele i odběratele, podpisové řádky obou stran a volitelně i ceny prací.
• Pokud máte v nastavení firmy uložené logo, razítko a podpis, propíšou se do protokolu automaticky.

Tip: Při převzetí s výhradami je jednotlivý popis povinný. Podepsané znění nelze změnit; pro změnu vytvořte nový protokol. Původní protokoly zůstávají zachované.

Co se stane po vystavení

• Samotné uložení konceptu ani odeslání protokolu zakázku nedokončuje. Podpis bez výhrad zakázku dokončí; podpis s výhradami ji nechává aktivní, dokud výhrady neodstraníte a zákazník nepotvrdí jejich odstranění. U protokolu uvidíte stav Podepsáno bez výhrad nebo Podepsáno s výhradami.
• Protokol prochází stavy Koncept → Odesláno k podpisu → Podepsáno bez výhrad / Podepsáno s výhradami → Výhrady odstraněny. Po potvrzení odstranění výhrad se zakázka ukončí.
• Protokoly se číslují PP + rok + pořadí (např. PP2026001). Tlačítkem Nová verze protokolu vytvoříte novou verzi s číslem s příponou -v2; původní PDF zůstává zachované.
• Podepsané PDF najdete u zakázky v Dokumentech i v Objednávkách a smlouvách. Zákazník a řemeslník dostanou e-mail s odkazem na PDF, nikoli přílohou; řemeslník také upozornění ve zvonku. Poslední strana PDF obsahuje Záznam o podpisu včetně otisku SHA-256 a času Europe/Prague.
• PDF protokolu si před odesláním prohlédnete tlačítkem Náhled PDF — otevře se přímo v aplikaci, na mobilu přes celou obrazovku, a projdete všechny stránky. PDF vypadá podle zvoleného vzhledu dokladů.
• Odkaz na podepsaný protokol funguje ke čtení 30 dní od podpisu, i když mezitím vznikl novější protokol. U nepodepsaného odkazu platí 30 dní od odeslání. Po uplynutí odkaz přestane fungovat.
• Výhrady jsou u zakázky jako úkoly. Po opravě je označte, případně doplňte fotografii a klikněte na Uložit opravy. Když jsou hotové všechny, použijte Poslat potvrzení o odstranění výhrad; zákazník opět podepíše a vznikne nové PDF se stavem Výhrady odstraněny. Původní PDF zůstává.
• Po podpisu bez výhrad se u zakázky objeví tlačítko Vystavit fakturu – otevře fakturu s předvyplněnou nabídkou a datem zdanitelného plnění podle data převzetí.
• Po kliknutí na Dokončit zakázka zůstane v Aktivních zakázkách se zeleným příznakem Ukončeno a příznak Ukončena uvidíte i v seznamu nabídek.
• Potřebujete zakázku znovu otevřít? V seznamu Dokončené použijte tlačítko Znovu otevřít.

Tip: Doporučte zákazníkovi stáhnout si podepsané PDF – odkaz platí 30 dní.

Vystavte doklad

• V záložce Faktury vás nejdřív přivítá dlaždicové menu — jedním kliknutím přejdete na Nový doklad, Vystavené doklady, DPH a hlášení, Párování plateb nebo Opakované faktury.
• Zvolte typ dokladu: faktura, zálohová faktura, vyúčtování zálohy, dobropis nebo příjmový pokladní doklad.
• Doklad lze vytvořit přímo z nabídky — položky se přenesou a dají se upravit.
• Číslo dokladu i variabilní symbol se doplní automaticky už při otevření nové faktury podle vaší číselné řady. Pokud potřebujete, můžete je ručně přepsat.
• Odběratele vyberte z adresáře, nebo začněte psát do pole Název/jméno — našeptávač nabídne uložené kontakty. Novou firmu načtete z ARES tlačítkem vedle pole IČO.
• Po zadání PSČ vám aplikace nabídne obce, které pod něj spadají, a nepovinné pole Kontaktní osoba doplní jméno člověka pod název firmy.
• Podle typu zakázky zvolte sazbu DPH nebo režim přenesené daňové povinnosti §92e.
• Na faktuře se zobrazí platební QR kód (SPD 1.0) podle vašeho bankovního účtu.
• Do faktur můžete vložit vlastní logo firmy a fakturovat i v jiné měně či jazyce.

Zálohy a doplatek

• Vystavte zálohovou fakturu na část ceny.
• Na zálohové faktuře je platební QR kód s částkou k úhradě a variabilním symbolem — v dokladu, v tisku i ve veřejném odkazu pro zákazníka (potřeba vyplněné číslo účtu a doklad v korunách).
• Po dokončení prací vystavte vyúčtování zálohy — odečte se již uhrazená částka.
• Případnou opravu řešte dobropisem.

Odeslání dokladu e-mailem

Tlačítko Odeslat e-mailem u dokladu otevře jedno okno, kde vyřídíte příjemce, text zprávy, podpis i přílohy.

• Obálka u faktury v seznamu otevře zprávy k dokladu. Nahoře zvolte Odeslat doklad zákazníkovi — otevře se odeslání samotné faktury s předvyplněným e-mailem a průvodní zprávou.
• E-mail odběratele se doplní z dokladu. Když ho chcete změnit, klepněte na Vybrat jiný kontakt a vyberte z adresáře; pokud kontakt e-mail nemá, aplikace vás upozorní.
• Do pole Kopie pro další příjemce zadáte účetní, technika nebo správce objektu. Adresy oddělíte čárkou, středníkem, mezerou i novým řádkem a zobrazí se jako štítky s křížkem. Kopie je viditelná — příjemci o sobě navzájem vědí.
• Nejvýš pět adres v kopii. Chybně zapsanou adresu zvýrazníme a napíšeme proč, nikdy ji tiše nezahodíme.
• Adresy, které jste u zákazníka jednou použil, se uloží a příště je nabídneme jedním klepnutím. Spravovat a mazat je můžete v adresáři v detailu zákazníka.
• Zaškrtnutí Poslat kopii na můj e-mail je skrytá kopie do vašeho archivu — se seznamem dalších příjemců nesouvisí.
• Nad polem se zprávou vyberete vzor: Nabídka, Faktura, Upomínka, Předávací protokol nebo Vlastní. Texty se berou ze Šablon e-mailů; když je v okně přepíšete, změna platí jen pro tenhle e-mail.
• Zprávu můžete nadiktovat tlačítkem s mikrofonem, stejně jako zadání zakázky. Pole roste podle délky textu.
• Podpis se do zprávy nepíše — vykreslí se pod ní ze záložky Firma (odpovědná osoba, firma, telefon, e-mail, web). V okně ho vidíte jako náhled s odkazem Upravit v nastavení firmy.
• Tlačítko Náhled ukáže celý e-mail tak, jak ho zákazník uvidí — příjemce, zprávu, podpis, položky, částku i přílohy.
• V historii u dokladu vidíte, kdy zpráva odešla a komu všemu.
• K dokladu připojíte další přílohy, například pracovní výkaz nebo předávací protokol (až 10 souborů, každý max. 15 MB); odesílají se jako bezpečné odkazy s platností 60 dnů.

Tip: Chcete vlastní podpis? V záložce Firma vyplňte pole Vlastní podpis — nahradí automatický blok ve všech odchozích e-mailech.

Částečné úhrady a párování plateb z banky

• U každého dokladu v seznamu je ikona bankovky Zaznamenat úhradu — zapíšete uhrazenou částku (předvyplní se zbytek do úhrady).
• Pokud platba pokryje celý doklad, označí se jako Uhrazeno, jinak uvidíte Uhrazeno částečně a kolik zbývá doplatit.
• Sekce Párování plateb umí načíst výpis z banky ve formátu CSV a platby automaticky spáruje s fakturami podle variabilního symbolu a částky.

Tip: Spárované faktury se samy označí jako uhrazené.

Vyfoťte účtenku dřív, než se ztratí

Vyfoťte doklad klidně v autě před stavebninami. Večer už nemusíte lovit zmačkané účtenky po kapsách a nezapomenete zákazníkovi naúčtovat materiál.

• V Nákupu klikněte na Vyfotit (vícestránkový doklad doplníte tlačítkem Přidat stranu a pak Zpracovat doklad), nebo na Nahrát z počítače a nahrajte PDF či obrázky – i více souborů najednou; každý soubor je jeden doklad a průběh ukazuje „3 / 5 hotovo“.
• Systém doklad sám přečte — dodavatele (ověří v ARES), IČO, číslo, data, účet, VS, částky i jednotlivé položky. Žlutě jsou údaje, které nepřečetl jistě; když položky nedávají součet dokladu, ukáže nahoře červeně rozdíl. Nic se neuloží bez vaší kontroly.
• Položky přiřaďte ke kartám materiálu: známý text se přiřadí sám (zeleně „Známý materiál“), jinak potvrdíte navrženou kartu (Ano / Jiná karta / Nová karta). Každé potvrzení si systém zapamatuje. Doprava, palety a poplatky karty nemají – jdou jen do kategorie nákladu.
• Při uložení se množství převede na základní jednotku karty (3 bal à 25 kg = 75 kg; chybějící převod zadáte jednou), materiál přibude do Skladu, cena do Historie cen a položky přiřazené k zakázce do jejích nákladů – celý doklad se nezapočítá podruhé. Cena o 10 % a více nad průměrem za 3 měsíce dostane štítek „+X % proti průměru“ a upozornění ve zvonku.
• Stejné IČO a číslo dokladu ohlásí „Tento doklad už máte“ s volbou Otevřít původní / Přesto uložit. Položky lze zapsat i ručně (Zapsat položky) a u uložené faktury je opravíte tlačítkem Upravit položky – sklad a historie cen se přepočítají.
• Karty materiálu (menu Karty materiálu) ukazují aliasy z dokladů, převody jednotek, minimální zásobu, dobu dodání a poslední ceny podle dodavatelů; dvě karty jde sloučit.
• Naskenovaný doklad se automaticky archivuje v Nákupu (karta Archiv dokladů).
• Skener dokladů s položkami a Karty materiálu jsou součástí tarifu Firma: 300 skenů měsíčně (jeden doklad = jeden sken bez ohledu na počet stran), dalších 100 dokoupíte za 200 Kč bez DPH v sekci Předplatné.

Tip: Fotografie dokladů se pro lepší čitelnost automaticky upravují do černobílé s vyšším kontrastem.

Stránka Hospodaření

V menu Peníze → Hospodaření vidíte, kolik firma vydělala, kam jdou peníze a co vás čeká.

• Nahoře přepnete Měsíc, Kvartál, Rok nebo Vlastní období; šipkami se posouváte a Porovnat s loňskem ukáže stejné období minulého roku.
• Karty Příjmy, Výdaje a Zisk jsou bez DPH. Příjmy = vystavené faktury a vyúčtování podle data zdanitelného plnění, minus dobropisy; zálohové faktury, storna a pokladní doklady se nepočítají. Výdaje = přijaté faktury a účtenky podle DUZP, ruční náklady, odvody a daně podle splatnosti. Sporné doklady se nepočítají.
• Grafy ukazují vývoj zisku, výdaje podle skupin kategorií, výhled peněz na 8 týdnů (splatné faktury, závazky a pravidelné platby), pohledávky a závazky po splatnosti a nejčastěji nakupovaný materiál. Klepnutím na sloupec nebo dílek otevřete seznam dokladů.
• Pod grafy materiálu je graf Odvody státu: skutečně zaplacené daně a pojištění po měsících podle data úhrady a součet za zvolené období (nezaplacené závazky se nepočítají). Klepnutím na měsíc zobrazíte doklady.
• Stejná čísla uvidíte v Nákupu u Hospodářského výsledku a na kartě v Nabídkách.

Co v Aktivních zakázkách uvidíte

Nabídnutá cena ještě není zisk. Tady hned uvidíte, co jste vyfakturoval, kolik stál materiál a práce a co vám skutečně zůstalo.

• Do Příjmů se počítají výhradně vystavené doklady (bez záloh a stornovaných), vždy bez DPH.
• Vedle nich je údaj V nabídkách (zatím nefakturováno) — kolik máte rozjednáno, ale ještě nevyúčtováno.
• Každou aktivní zakázku můžete rozbalit tlačítkem Rozpis nákladů a zisku — ve výchozím stavu je sbalená, aby seznam nepřetěžoval.
• Vedle tlačítka Dokončit se zobrazuje štítek Marže X % — zeleně při kladné marži, červeně při záporné; stačí letmý pohled na stav zakázky.
• Zisk se zobrazí, až je vystavená aspoň jedna faktura a znáte náklady. Jinak čte „čeká na fakturu“ nebo „chybí náklady“.
• U čistě montážních prací zaškrtněte Zakázka bez nákladů — marže se dopočítá i bez přijatých faktur.

Tip: Zisk = nabídnutá cena bez DPH mínus skutečné náklady (faktury, hodiny, cestovné, reprezentace, subdodávky).

Skutečnost si zadáváte sám

• Pravý sloupec sleduje skutečné náklady ve stejném pořadí: materiál, práce, doprava, ostatní a subdodávky.
• Náklady dle faktur — automaticky sečtené přijaté doklady u zakázky; číslo můžete kdykoli ručně přepsat.
• Práce = odpracované hodiny × hodinová sazba z Nastavení firmy; pokud není nastavená, použije se sazba odvozená z nabídky. Zapisujete hodiny, ne částku za práci.
• U dopravy zapište ujeté kilometry; násobí se vyšší sazbou za kilometr z Nastavení firmy nebo z nabídky. Administrativní hodiny se násobí stejnou hodinovou sazbou jako práce. Reprezentaci a Subdodávky vyplníte ručně, i když k nim nemáte doklad.
• Výsledek (zisk nebo ztráta) i čerpání rozpočtu se přepočítají hned po každé změně.

Poptávky zákazníků

• Na vašem veřejném profilu si zákazník vyplní poptávku: jméno, e-mail, telefon, obec, popis práce, fotky a termín.
• O nové poptávce dostanete notifikaci a najdete ji v menu pod Poptávky zákazníků, včetně kontaktů a fotek.
• Tlačítko Vytvořit nabídku otevře novou nabídku s předvyplněným popisem práce, místem a termínem; údaje zákazníka doplníte po jejím vygenerování.
• Každou poptávku označíte stavem: nová, odeslána nabídka, vyhráno, prohráno.
• Poptávky chrání skryté pole pro roboty a limit pěti poptávek za hodinu z jedné adresy.

Poptávky zákazníků v administraci

• Rozeslané poptávky najdete v menu Práce → Poptávky zákazníků; v telefonu v menu Více jako dlaždici Poptávky zákazníků s červeným počtem nových (počet se obnovuje jednou denně).
• Pod záložkami je odkaz Všechny veřejné poptávky → na celý veřejný seznam /poptavky-prace, kde můžete hledat podle oboru, kraje, obce a stavu.
• Zobrazit detail ukáže blok Kontakt na zákazníka (jméno, e-mail, telefon) a poptávka se přepne na Přečtená. Ve Startu je tlačítko Zobrazit kontakt (zbývá X ze 3 tento měsíc); opakované otevření stejné poptávky limit nečerpá, po vyčerpání se ukáže Odemkněte v Profi.
• Vygenerovat nabídku nebo Napsat ručně otevře nabídku s vyplněným odběratelem, obcí, popisem a fotkami z poptávky. Pokud už e-mail zákazníka máte v adresáři, odběratel se vyplní z adresáře (jméno, IČO, DIČ, adresa, telefon).
• Po odeslání nabídky se poptávka označí Nabídka odeslána a zákazník ve správě poptávky uvidí, kolik řemeslníků si ji zobrazilo a kolik poslalo nabídku.
• Když zákazník poptávku smaže, zmizí vám i ze seznamu a ze zvonečku; nabídky, které jste už vytvořili, zůstanou.

Oborové poptávky od zákazníků

• Na nacenis.cz/poptavka zadá kdokoli poptávku na práci bez registrace: obor, obec, popis, termín a fotky. Po odeslání potvrdí poptávku odkazem v e-mailu; kontakty se veřejně neukazují.
• Potvrzená poptávka se rozešle řemeslníkům daného oboru v okruhu jejich dojezdu – zvonečkem i e-mailem hned, nebo v ranním souhrnu podle nastavení v Můj profil v katalogu.
• Veřejný seznam je na /poptavky-prace: vidíte obor, obec s mapkou okruhu 2,5 km, termín a popis. Jméno a kontakt zákazníka se odemknou tlačítkem Zobrazit kontakt.
• V tarifu Start odemknete 3 kontakty měsíčně (počítají se přímé i oborové poptávky dohromady), Profi a Firma mají odemykání bez omezení.
• Tlačítko Vytvořit nabídku předvyplní novou nabídku popisem, místem a termínem; po odeslání nabídky se poptávka označí jako naceněná.
• Poptávka platí 30 dní, poté se sama uzavře. Zákazník ji spravuje přes odkaz v e-mailu a může ji kdykoli smazat; spam hlásíte tlačítkem Nahlásit u detailu.

Tip: Ranní souhrn nových poptávek chodí v 7:00; nastavíte ho v Můj profil v katalogu spolu s okruhem, ze kterého chcete poptávky dostávat.

Žádost o recenzi — vždy jen jedna na zakázku

Dobrá recenze přivádí lepší zakázky a pomáhá obhájit vyšší cenu. Nacenis pošle zákazníkovi jednu žádost o hodnocení na každou zakázku, v momentě, kdy má hotovou práci ještě v paměti.

• Kdy žádost odejde, nastavíte ve Firma a nastavení: Po zaplacení (výchozí pro nové uživatele), N dní po odeslání faktury (výchozí 3) nebo Hned po odeslání.
• Na jednu zakázku jde nejvýše jedna žádost a jediná připomínka po 5 dnech, pokud zákazník nereagoval. Žádosti se kontrolují a odesílají jednou za hodinu.
• Žádost je samostatný e-mail — v děkovné zprávě Po zaplacení už odkazy na hodnocení nejsou, takže zákazník nedostane dvě proseby najednou.
• V záložce Firma vyplňte Odkaz na hodnocení Google a Odkaz na hodnocení Firmy.cz. Stačí jeden; použije se i pro tlačítka Sdílet na Google / Seznam.
• Pokud máte zapnutý katalog řemeslníků, e-mail vede na hodnotící formulář na nacenis.cz: hvězdičky, text, typ práce předvyplněný ze zakázky, jméno ve tvaru křestního jména s iniciálou (Petr K.), které si zákazník může změnit, a volitelně fotky se zaškrtnutým souhlasem se zveřejněním.
• Po odeslání recenze zákazník uvidí poděkování s tlačítky Sdílet na Google, Sdílet na Seznam a Zkopírovat text recenze — tlačítka se zobrazí vždy, bez ohledu na počet hvězdiček.
• Bez katalogu funguje e-mail jako dosud: přímé odkazy na Google a Firmy.cz, hodnocení proběhne přímo u nich.
• Recenze se zveřejní hned a vy dostanete e-mail i notifikaci v aplikaci. Jméno zákazníka se zobrazí jako křestní jméno a iniciála — ulice ani e-mail se nikdy nezobrazují.

Tip: Nikdy se neptáme, jestli byl zákazník spokojený, a za hodnocení nenabízíme odměnu — Google to zakazuje a hrozí za to postih profilu.

Recenze, kterým se dá věřit

• Recenzi může napsat jen zákazník, kterému jste v Nacenis vystavili fakturu — každá recenze je navázaná na konkrétní zakázku, proto nese štítek Ověřená zakázka.
• Zveřejňujeme všechny recenze včetně negativních. Řemeslník je nemůže smazat; skrýt je může jen provozovatel, a to jen z uvedených důvodů (urážlivý obsah, osobní údaje, netýká se zakázky).
• Na každou recenzi můžete veřejně odpovědět — jednu odpověď lze později upravit.
• Jak recenze ověřujeme, je popsáno na nacenis.cz/jak-overujeme-recenze; odkaz na tuto stránku najdete u každého seznamu recenzí.

Zapněte si profil v katalogu

• Katalog na nacenis.cz/remeslnici je veřejný seznam řemeslníků s ověřenými recenzemi. Profil v katalogu se založí automaticky při registraci (firma, IČO, telefon, město) ve všech tarifech; doplňte ho o popis, obory a fotky.
• V menu najdete stránku Můj profil v katalogu: název, popis služeb, obory, kontakty, fotky, obec a okruh (kolik kilometrů od obce dojezdíte).
• Katalog zapnete přepínačem se souhlasem s podmínkami — recenze jsou veřejné, nelze je mazat, lze na ně veřejně odpovědět a provozovatel je může skrýt jen ze stanovených důvodů.
• Vypnutím katalogu profil zmizí z veřejných stránek; recenze u něj zůstanou a vrátí se, když ho znovu zapnete.
• Katalog řemeslníků i katalog dodavatelů najdete v horní nabídce i v patičce webu, a to na všech stránkách katalogu.

Tip: Profil s fotkami, popisem služeb a recenzemi působí důvěryhodněji než prázdná vizitka.

Spodní navigace, Více a tlačítko Zpět

• Na telefonu přecházíte spodní lištou Nabídky, Zakázky, +, Diář a Více. Tlačítko + otevře novou nabídku. Při tvorbě a v detailu nabídky spodní lišta ustoupí ovládání dané obrazovky.
• Více otevře menu s údaji firmy a tarifem, dlaždicemi Peníze, Výjezdy, Zákazníci a Vyfotit účtenku (v tarifu Firma otevře fotoaparát; ve Startu a Profi je zamčená a nabídne přechod na Firmu) a seznamem Nastavení a evidence.
• Ostatní odkazy jsou sbalené pod Všechny stránky. Klepnutím je rozbalíte; žádná stránka z úplného menu tím nezmizela.
• Zpět nejprve sbalí rozbalené Všechny stránky, dalším stiskem zavře Více a až třetím opustí stránku. Rozbalení má vlastní krok v historii a nenahrazuje otevření menu.
• Zpět zavře také panel Další u nabídky, panel slev a DPH i filtry, aniž byste opustili podkladovou stránku. Spodní panely zavřete i přejetím dolů nebo klepnutím mimo ně.
• Firma a nastavení je dostupná z menu Více; pokud položku nevidíte mezi rychlými odkazy, rozbalte Všechny stránky. Na počítači zůstává úplná navigace vlevo.

Otevřená nabídka a Další akce na mobilu

• V seznamu Nabídky vyhledejte zákazníka, název nebo částku a otevřete kartu. Má jeden štítek stavu; nabídka bez přiřazeného zákazníka ukazuje bez zákazníka. Podrobný měsíční souhrn a další akce jsou na telefonu skryté ze seznamu.
• Detail ukazuje cenu, průběh Odesláno → Otevřel → Zájem a údaje zákazníka. Zavolat a E-mail použijete přímo z jeho karty, pokud má vyplněný kontakt. Položky si zde prohlížíte; změny otevřete přes Upravit.
• Dole jsou dvě akce: vlevo Odeslat zákazníkovi u neodeslané nabídky, Vytvořit fakturu u odeslané nebo přijaté nabídky, případně Otevřít fakturu, pokud už existuje; vpravo Upravit.
• Horní tlačítko ⋯ (Další akce) otevře panel. V části Poslat najdete Stáhnout PDF, odeslání e-mailem a Sdílet odkaz. V dalších částech jsou navazující doklady, Kopírovat jako novou nabídku, Upravit s AI a změny stavu. Nabídka dostupných akcí se řídí stavem zakázky a účtem.
• Smazat nabídku je úplně dole a vyžaduje potvrzení. Zpět panel zavře a ponechá otevřený detail; šipka v horní liště detailu vás vrátí do seznamu nabídek.
• Naplánovat montáž do diáře otevře Diář s vybranou zakázkou, kde určíte termín. Odkaz na úpravu nabídky lze sdílet i s režimem úprav; přístup k vašim nabídkám stále vyžaduje přihlášení.

Týden v mobilním Diáři bez nechtěného označování

• Otevřete Diář ve spodní liště. Na telefonu začínáte týdenním přehledem se sedmi dny, kartou Nejbližší volno a agendou naplánovaných prací. Tlačítko Měsíc přepne na měsíční kalendář; Týden vás vrátí zpět.
• Když ve vybraném týdnu nic není, pod kartou volna uvidíte Tento týden nemáte nic naplánováno. Jinak u záznamů můžete použít Navigovat nebo Zavolat, pokud je vyplněná adresa či telefon.
• Den označte krátkým klepnutím bez pohybu prstu. Opakované klepnutí označení odebere. Posouvání a přejetí přes kalendář dny nevybírá; chcete-li víc dnů, klepněte postupně na každý zvlášť.
• Obsadit den (zakázka, zaměření, volno) otevře zadání obsazení. Vyberte den, druh záznamu, případně zakázku, doplňte podrobnosti a potvrďte Uložit dny.

Peníze: co čeká na úhradu a co ještě vyfakturovat

• Ve Více klepněte na Peníze. V horní části uvidíte Čeká na zaplacení pro neuhrazené faktury s běžící splatností a samostatně Po splatnosti pro neuhrazené faktury po termínu; níže jsou konkrétní doklady.
• U faktury po splatnosti můžete použít Připomenout nebo Zaplaceno. Zaplaceno potvrďte jen tehdy, když úhrada skutečně přišla. Automatické upomínky jsou samostatná volba ve Šablonách e-mailů, ne důsledek otevření Peněz.
• Přehled započítá i starší neuhrazené koncepty, u nichž je zaznamenáno odeslání zákazníkovi. Nové odeslání e-mailem nebo stažení PDF pro zákazníka automaticky přepne koncept na Vystaveno; rozepsaný neodeslaný doklad do čekajících plateb nepatří.
• V části Hotovo, ale nevyfakturováno najdete dokončené zakázky bez faktury. Vyfakturovat otevře nový doklad s údaji zakázky; Všechny doklady otevře seznam ve Fakturaci.
• Šipka Zpět v tmavé hlavičce Peníze vás vrátí na předchozí stránku. V seznamu Fakturace jsou uhrazené doklady zelené, doklady s běžící splatností žluté a po splatnosti červené; neodeslané koncepty a storna nemají tuto platební barvu.

Hledání, filtry a exporty na telefonu

• Ve Vystavených dokladech, Nákupu, Objednávkách a smlouvách, Adresáři a Odeslaných e-mailech je nad seznamem hledání a Filtrovat a řadit. Počet u tlačítka ukazuje aktivní filtry; řádek Ve výběru shrnuje vybrané výsledky.
• Filtrovat a řadit otevře na telefonu spodní panel. Nastavte období, stav nebo další dostupné volby a klepněte na Zobrazit výsledky. Zrušit filtry vrátí výchozí výběr. Na počítači se stejné volby rozbalují nad seznamem.
• Filtry si stránka pamatuje do příštího otevření v tomto prohlížeči; hledací text se pro příští návštěvu neukládá. Pokud nevidíte očekávaný doklad, otevřete panel a zkontrolujte dříve nastavené filtry.
• Hromadné stahování a účetní exporty hledejte v menu ⋯ Export vedle filtrů, pokud je daný seznam nabízí. Ve Fakturaci jsou zde Stáhnout vše jako .zip a Export do účetnictví (ISDOC).
• V Nabídkách je vlastní hledání a tlačítko filtru; stav nabídky můžete vybírat také pomocí štítků nad kartami. Další akce jedné nabídky najdete až v jejím detailu.