Manuál k Nacenis.cz

Spodní navigace, Více a tlačítko Zpět

• Na telefonu přecházíte spodní lištou Nabídky, Zakázky, +, Diář a Více. Tlačítko + otevře novou nabídku. Při tvorbě a v detailu nabídky spodní lišta ustoupí ovládání dané obrazovky.
• Více otevře menu s údaji firmy a tarifem, dlaždicemi Peníze, Výjezdy, Zákazníci a Vyfotit účtenku (v tarifu Firma otevře fotoaparát; ve Startu a Profi je zamčená a nabídne přechod na Firmu) a seznamem Nastavení a evidence.
• Ostatní odkazy jsou sbalené pod Všechny stránky. Klepnutím je rozbalíte; žádná stránka z úplného menu tím nezmizela.
• Zpět nejprve sbalí rozbalené Všechny stránky, dalším stiskem zavře Více a až třetím opustí stránku. Rozbalení má vlastní krok v historii a nenahrazuje otevření menu.
• Zpět zavře také panel Další u nabídky, panel slev a DPH i filtry, aniž byste opustili podkladovou stránku. Spodní panely zavřete i přejetím dolů nebo klepnutím mimo ně.
• Firma a nastavení je dostupná z menu Více; pokud položku nevidíte mezi rychlými odkazy, rozbalte Všechny stránky. Na počítači zůstává úplná navigace vlevo.

Nadiktujte zakázku a zkontrolujte nabídku v telefonu

• Spodním + otevřete Novou nabídku. Nad mikrofonem můžete vybrat řemeslo nebo Další; poslední volbu si telefon pamatuje. Počet použitých AI nabídek najdete v horní liště.
• Klepněte na mikrofon a nadiktujte rozsah, rozměry, materiál a místo realizace. Text můžete upravit ručně; přiložit lze Fotku místa nebo Výkres PDF. Pak klepněte na Nacenit zakázku.
• Pokud se při nacenění z popisu otevře Zaměření, doplňte chybějící rozměry a klepněte na Vytvořit nabídku. Přeskočit – nacenit bez výpočtu pokračuje bez ověřeného výpočtu výměr; množství pak zkontrolujte ručně.
• Po nacenění se otevře samostatná obrazovka Zkontrolujte nabídku bez formuláře s mikrofonem. Nabídka se už automaticky uloží jako koncept; zákazníkovi zatím nic neodejde. Šipka Zpět vrátí zadání s vyplněným textem.
• V části POLOŽKY · klepnutím upravíte rozbalte Práce, Materiál nebo Doprava. U každé skupiny vidíte počet položek a součet; uvnitř upravíte názvy, množství a ceny.
• Odkaz + Sleva, příplatek, DPH, splatnost otevře spodní panel. Upravíte v něm slevy, příplatky, DPH nebo PDP a platnost nabídky. Celý zákaznický text zkontrolujte v náhledu PDF.
• V části Komu nabídku poslat doplňte zákazníka. Dole zvolte Uložit a poslat zákazníkovi, chcete-li otevřít odeslání, nebo Hotovo, pošlu později, chcete-li se vrátit k nabídkám bez odeslání.

Otevřená nabídka a Další akce na mobilu

• V seznamu Nabídky vyhledejte zákazníka, název nebo částku a otevřete kartu. Má jeden štítek stavu; nabídka bez přiřazeného zákazníka ukazuje bez zákazníka. Podrobný měsíční souhrn a další akce jsou na telefonu skryté ze seznamu.
• Detail ukazuje cenu, průběh Odesláno → Otevřel → Zájem a údaje zákazníka. Zavolat a E-mail použijete přímo z jeho karty, pokud má vyplněný kontakt. Položky si zde prohlížíte; změny otevřete přes Upravit.
• Dole jsou dvě akce: vlevo Odeslat zákazníkovi u neodeslané nabídky, Vytvořit fakturu u odeslané nebo přijaté nabídky, případně Otevřít fakturu, pokud už existuje; vpravo Upravit.
• Horní tlačítko ⋯ (Další akce) otevře panel. V části Poslat najdete Stáhnout PDF, odeslání e-mailem a Sdílet odkaz. V dalších částech jsou navazující doklady, Kopírovat jako novou nabídku, Upravit s AI a změny stavu. Nabídka dostupných akcí se řídí stavem zakázky a účtem.
• Smazat nabídku je úplně dole a vyžaduje potvrzení. Zpět panel zavře a ponechá otevřený detail; šipka v horní liště detailu vás vrátí do seznamu nabídek.
• Naplánovat montáž do diáře otevře Diář s vybranou zakázkou, kde určíte termín. Odkaz na úpravu nabídky lze sdílet i s režimem úprav; přístup k vašim nabídkám stále vyžaduje přihlášení.

Týden v mobilním Diáři bez nechtěného označování

• Otevřete Diář ve spodní liště. Na telefonu začínáte týdenním přehledem se sedmi dny, kartou Nejbližší volno a agendou naplánovaných prací. Tlačítko Měsíc přepne na měsíční kalendář; Týden vás vrátí zpět.
• Když ve vybraném týdnu nic není, pod kartou volna uvidíte Tento týden nemáte nic naplánováno. Jinak u záznamů můžete použít Navigovat nebo Zavolat, pokud je vyplněná adresa či telefon.
• Den označte krátkým klepnutím bez pohybu prstu. Opakované klepnutí označení odebere. Posouvání a přejetí přes kalendář dny nevybírá; chcete-li víc dnů, klepněte postupně na každý zvlášť.
• Obsadit den (zakázka, zaměření, volno) otevře zadání obsazení. Vyberte den, druh záznamu, případně zakázku, doplňte podrobnosti a potvrďte Uložit dny.

Peníze: co čeká na úhradu a co ještě vyfakturovat

• Ve Více klepněte na Peníze. V horní části uvidíte Čeká na zaplacení pro neuhrazené faktury s běžící splatností a samostatně Po splatnosti pro neuhrazené faktury po termínu; níže jsou konkrétní doklady.
• U faktury po splatnosti můžete použít Připomenout nebo Zaplaceno. Zaplaceno potvrďte jen tehdy, když úhrada skutečně přišla. Automatické upomínky jsou samostatná volba ve Šablonách e-mailů, ne důsledek otevření Peněz.
• Přehled započítá i starší neuhrazené koncepty, u nichž je zaznamenáno odeslání zákazníkovi. Nové odeslání e-mailem nebo stažení PDF pro zákazníka automaticky přepne koncept na Vystaveno; rozepsaný neodeslaný doklad do čekajících plateb nepatří.
• V části Hotovo, ale nevyfakturováno najdete dokončené zakázky bez faktury. Vyfakturovat otevře nový doklad s údaji zakázky; Všechny doklady otevře seznam ve Fakturaci.
• Šipka Zpět v tmavé hlavičce Peníze vás vrátí na předchozí stránku. V seznamu Fakturace jsou uhrazené doklady zelené, doklady s běžící splatností žluté a po splatnosti červené; neodeslané koncepty a storna nemají tuto platební barvu.

Hledání, filtry a exporty na telefonu

• Ve Vystavených dokladech, Nákupu, Objednávkách a smlouvách, Adresáři a Odeslaných e-mailech je nad seznamem hledání a Filtrovat a řadit. Počet u tlačítka ukazuje aktivní filtry; řádek Ve výběru shrnuje vybrané výsledky.
• Filtrovat a řadit otevře na telefonu spodní panel. Nastavte období, stav nebo další dostupné volby a klepněte na Zobrazit výsledky. Zrušit filtry vrátí výchozí výběr. Na počítači se stejné volby rozbalují nad seznamem.
• Filtry si stránka pamatuje do příštího otevření v tomto prohlížeči; hledací text se pro příští návštěvu neukládá. Pokud nevidíte očekávaný doklad, otevřete panel a zkontrolujte dříve nastavené filtry.
• Hromadné stahování a účetní exporty hledejte v menu ⋯ Export vedle filtrů, pokud je daný seznam nabízí. Ve Fakturaci jsou zde Stáhnout vše jako .zip a Export do účetnictví (ISDOC).
• V Nabídkách je vlastní hledání a tlačítko filtru; stav nabídky můžete vybírat také pomocí štítků nad kartami. Další akce jedné nabídky najdete až v jejím detailu.

Smlouva o dílo ke schválené nabídce

Smlouva o dílo potvrdí cenu, termíny a záruky písemně, ne jen na slovo. Funkce je v tarifu Profi a Firma.

• Ve Firmě a nastavení na kartě Smlouva o dílo nastavte číselnou řadu, splatnost, záruky, smluvní pokuty a povinnosti objednatele. Tlačítkem Náhled s ukázkovými daty si vzor prohlédnete.
• Vlastní smlouvu ve Wordu: na kartě Smlouva o dílo zvolte Moje šablona (Word). Buď nahrajte DOCX s poli jako {{objednatel_nazev}} (Nahrát šablonu (DOCX), pole najdete v Seznamu polí s tlačítkem kopírování, vzor stáhnete přes Ukázková šablona), nebo klikněte na Převést mou vyplněnou smlouvu na šablonu – AI navrhne, které údaje nahradit poli, a vy každý návrh potvrdíte. Aplikace upozorní na neznámá a chybějící pole. PDF a Word se pak tvoří z vaší šablony.
• U schválené nabídky nebo u zakázky v Aktivních zakázkách klikněte na Vytvořit smlouvu o dílo (v zakázkách tlačítko Smlouva o dílo).
• Údaje se předvyplní z nabídky a firmy. Zvýrazněná povinná pole doplňte, u zákazníka s IČO můžete statutára dotáhnout z ARES. Variantu Podnikatel / Spotřebitel lze přepnout.
• V článku II je uvedeno číslo nabídky, ze které smlouvu vytváříte, ve tvaru N-RRRR-XXXXXX. Před uložením zkontrolujte pole Číslo nabídky; položkový rozpis nabídky tvoří přílohu č. 1.
• V článku Cena díla uvádí obecný vzor u plátce DPH rozpis: {bez DPH} Kč bez DPH, DPH {sazba} % {DPH} Kč, celkem {s DPH} Kč. U neplátce je pouze cena a věta Zhotovitel není plátce DPH. Při přenesené daňové povinnosti (§ 92e) se DPH nevyčísluje – daň odvede zákazník. Rozpis zkontrolujte v náhledu smlouvy; u vlastní šablony Wordu pro něj použijte pole {{cena_popis}} a pro číslo nabídky {{cislo_nabidky}}.
• Klikněte na Uložit jako koncept. Smlouvu stáhnete tlačítkem PDF / tisk nebo Stáhnout Word (DOCX); přílohou č. 1 je položkový rozpis nabídky, u spotřebitele i formulář pro odstoupení.
• Tlačítkem Odeslat k potvrzení pošlete zákazníkovi e-mail s odkazem (platí 30 dní). Zákazník smlouvu přečte, vyplní jméno a klikne na Potvrzuji smlouvu; potvrzenou verzi dostanete oba e-mailem a v aplikaci přijde upozornění.
• Když smlouvu podepisujete na papíře: vytiskněte ji, po podpisu klikněte na Nahrát podepsanou smlouvu (PDF nebo fotka) a smlouva se označí jako Podepsáno ručně.
• U nahraného PDF (v Objednávkách a smlouvách i v Dokumentech zakázky) klikněte na Otisknout razítko: v náhledu vyberte stránku, místo a velikost a razítko s podpisem z nastavení firmy se vloží na místo zhotovitele. Uloží se jako nová verze dokumentu, původní zůstane.
• Všechny smlouvy o dílo, přijaté objednávky z PDF, objednávky dodavatelům a nahrané dokumenty najdete v menu Objednávky a smlouvy – s filtry Typ, Zákazník, Stav a Období. Tlačítkem Nahrát rámcovou smlouvu uložíte rámcovou smlouvu se zákazníkem i s platností; 30 dní před koncem se tam objeví upozornění. U zakázky v Aktivních zakázkách tlačítko Dokumenty ukáže všechny dokumenty zakázky a tlačítkem Nahrát dokument přidáte další.
• U spotřebitele, který nepožádal o dřívější zahájení, uvidíte u smlouvy upozornění Lhůta k odstoupení běží do … – s pracemi počkejte do tohoto data.

Tip: Vzor je obecný a nenahrazuje právní radu. Před použitím si ho nechte zkontrolovat.

Jak se připomenout bez nepříjemného telefonování

Nabídka často nezapadne kvůli ceně, ale proto, že se zákazník neozval. Nacenis ho slušně připomene a vám ukáže, na čem jste.

• Automatické připomenutí je vaše volba: zapnete ho ve Šablonách e-mailů (Fakturace → Šablony e-mailů, nebo v Nastavení účtu → Firma a nastavení) u šablony Bez reakce přepínačem Odesílat automaticky (ve výchozím stavu je vypnuté). Když je zapnuté a zákazník po odeslání nabídky nereaguje, systém mu pošle připomenutí — výchozí prodleva je 21 dní.
• E-mail odejde jen tehdy, když zákazník neklikl na Mám zájem ani Nemám zájem, zakázka není ukončená ani vyfakturovaná a zákazník se neodhlásil ze zpráv. Každému zákazníkovi se pošle jen jednou.
• V připomenutí jsou tři textové odkazy: Už to neřeším (zakázku uzavře jako odmítnutou), Ještě zvažuju — ozvěte se mi za měsíc (ponechá otevřenou a naplánuje vám připomínku za 30 dní) a Mám zájem, pojďme se domluvit (stejné jako tlačítko Mám zájem).
• Po kliknutí se zákazníkovi zobrazí poděkování s vaším kontaktem a vám přijde upozornění na zvolenou odpověď.
• Pokud zákazník ani na připomenutí nereaguje, zakázka se po dalších 14 dnech přesune do stavu spící — zmizí ze seznamu aktivních nabídek, ale nesmaže se. Ve filtru si ji kdykoliv zobrazíte.
• V detailu nabídky vidíte, kdy připomenutí odešlo, jak zákazník odpověděl, a můžete ho odeslat ručně tlačítkem Poslat připomenutí.

Tip: Zakázka se nikdy neuzavře sama — pouze kliknutím zákazníka nebo ručně vámi.

Vytvořte návrh nabídky z projektové dokumentace

Máte výkresy, technickou zprávu nebo soupis prací v PDF? Přiložte dokumentaci a Nacenis z ní připraví první návrh položek a cen.

• PDF můžete přiložit při běžném nacenění po přihlášení i ve zkušebním nacenění bez registrace.
• Nahrajte projektovou dokumentaci a klikněte na Nacenit zakázku nebo Vygenerovat cenovou nabídku. Textový popis není povinný, ale můžete jím doplnit požadovaný rozsah nebo materiál.
• Nacenis přečte textové PDF i naskenované výkresy a připraví návrh prací, materiálu, množství a cen podle údajů, které v dokumentaci najde.
• Výsledek je návrh k úpravě. Před odesláním vždy zkontrolujte rozměry, množství, ceny, chybějící práce, dopravu a DPH; nepřesné položky můžete přepsat, přidat nebo smazat.

Tip: Čím čitelnější dokumentace a přesnější rozměry, tím lepší bude první návrh. Nejasné nebo chybějící údaje doplňte do popisu zakázky.

Objednávka přišla v PDF? Nahrajte ji

• Objednávka od smluvního partnera nebo velké firmy často přijde e-mailem jako PDF a vznikla mimo Nacenis. Nemusíte ji přepisovat.
• Na stránce Aktivní zakázky klikněte na Nahrát objednávku (PDF) a vyberte soubor.
• Nacenis z PDF přečte odběratele, číslo objednávky a položky s cenami a rovnou z nich založí aktivní zakázku. Čtení nemusí být vždy přesné, proto položky a ceny po nahrání zkontrolujte.
• PDF zůstane u zakázky uložené a kdykoli si ho otevřete. Zakázka pak funguje jako každá jiná: diář, náklady, předávací protokol i faktura.

AI nabídka: výměry a materiál z rozměrů

U podporovaných prací asistent přečte rozměry a parametry z vašeho popisu. Plochy a množství pak vypočítá Nacenis stejnými ověřenými vzorci jako v kalkulačkách, nikoli odhadem AI.

• Výpočet je nyní zapojený pro dlažbu, obklad stěn, hydroizolaci, malování, sádrokartonovou příčku a sádrokartonový podhled. U jiných prací dál zkontrolujte navržená množství jako dosud.
• Zakázku napište nebo nadiktujte a zvolte Nacenit zakázku. U místností uveďte délku, šířku a podle práce také výšku; pro příčku délku a výšku. Doplňte rozměry a počty dveří či oken a požadované materiály nebo vrstvy.
• Chybějící rozměry podlahy, stěn ani příčky se nepředpokládají. Otevře-li se okno Zaměření s výzvou Doplňte chybějící rozměry, vyplňte požadovaná pole a zvolte Vytvořit nabídku. Rozměry lze zadat s českou desetinnou čárkou.
• Pokud rozměry ještě nemáte, zvolte Přeskočit – nacenit bez výpočtu. Nabídka vznikne běžným naceněním bez ověřeného výpočtu výměr; před odesláním množství zkontrolujte a opravte.
• Ostatní doplněné parametry jsou označené Předpoklad – ověřte. Zkontrolujte například prořez, počet vrstev nebo vydatnost podle skutečného materiálu. Načtení projektového PDF zůstává samostatným dosavadním postupem; tento výpočet z rozměrů se týká textového a hlasového popisu.
• Ocenění dál používá vaše nastavení a vlastní Ceník; učení cen i měsíční tarifní limity zůstávají beze změny. Výpočet výměr nenahrazuje kontrolu konečné ceny nabídky.

Tip: Například: Koupelna 3 × 2 m, výška 2,6 m, dlažba na podlahu, obklad stěn do 2,2 m, dveře 0,8 × 2 m. Přidejte skutečné rozměry otvorů a požadované parametry materiálu.

Zaměření: kontrola výpočtu a změna rozměrů

• U nabídky vytvořené s výpočtem rozbalte Zaměření. Zkontrolujte rozměry jednotlivých místností, otvory a parametry prací; předpoklady jsou označené Předpoklad – ověřte.
• U vypočtené položky klepněte na ƒ (Jak jsme počítali). Zobrazí se její výpočet a případně balení, použité koeficienty a předpoklady.
• Změna rozměru nebo parametru v Zaměření automaticky přepočítá navázaná množství. Jednotkové ceny zůstávají zachované; při změně množství se může změnit celková cena nabídky.
• Když množství vypočtené položky přepíšete sami, dostane označení upraveno ručně. Další změna rozměrů tuto hodnotu nepřepíše. Chcete-li ji znovu navázat na výpočet, zvolte u konkrétní položky Přepočítat i tuto. Tím výslovně povolíte nahrazení ručního množství vypočtenou hodnotou.
• Po úpravách nabídku uložte jako obvykle. Výpočet množství v Zaměření není totéž jako přecenění celé nabídky přes Upřesněte nástřel přepočtem.

Volitelná příloha Výpočet výměr

• Výpočty slouží standardně pro vaši kontrolu a v zákaznickém PDF nejsou. Příloha je ve výchozím stavu vypnutá.
• Chcete-li zákazníkovi ukázat podklady, v části Zaměření zaškrtněte Přiložit výpočet výměr. Do zákaznického dokumentu se přidá příloha Výpočet výměr s rozměry a výpočty.
• Před odesláním zkontrolujte náhled PDF. Pokud výpočty přikládat nechcete, ponechte Přiložit výpočet výměr nezaškrtnuté.

Zkontrolujte a upravte položky

• Nabídka se rozdělí do sekcí (např. Demolice, Materiál, Práce, Doprava).
• Otevřete nabídku a klikněte na Upravit nabídku. Každou položku lze přepsat: název, množství, jednotku i cenu. Změny uložíte tlačítkem Dokončit úpravy a upravenou nabídku můžete znovu odeslat.
• Vygenerovaná AI nabídka se uloží sama jako koncept — nic se neztratí ani po obnovení stránky. Když ji pak doladíte přes Upravit nabídku s AI (Přepočítat nabídku), nová verze přepíše tentýž koncept, takže v seznamu nikdy nevznikne duplicita.
• Položky můžete přidávat z vlastního Ceníku (záložka Ceník).
• Pořadí položek změníte přetažením — uchopte je za ikonu ⣿ vlevo u názvu. Označování textu položky ani měrné jednotky položku nepohne.
• K materiálu si můžete uložit interní odkaz na výrobek — zákazník ho v nabídce neuvidí.
• Přidejte slevu nebo příplatek a zvolte režim DPH (včetně přenesené daňové povinnosti §92e).

Upřesněte nástřel přepočtem

• U otevřené nabídky najdete panel „Sedí nástřel? Upřesněte a přepočítáme“ — upravte dobu realizace, hodinovou sazbu, cenu materiálu nebo dopravu.
• Stiskem tlačítka přepočítat systém nabídku přecení podle vašich úprav, aniž byste každou položku přepisovali ručně.
• Nabídku lze kdykoliv i Aktualizovat — doplňte nový popis (např. změnu rozsahu od zákazníka) a systém ji přepočítá znovu.

Tip: Přepočet ani úprava už vytvořené nabídky nic z měsíčního limitu neubírají — počítá se jen nové nacenění zakázky.

Platnost nabídky

• Výchozí platnost nabídky je 14 dnů.
• Před odesláním ji můžete změnit — na výběr je 7 až 60 dnů.
• Datum platnosti se propíše do PDF i do e-mailu zákazníkovi.

Kopírování nabídky a tvorba bez asistenta

• U hotové nabídky použijte Kopírovat — vznikne kopie, ve které změníte odběratele i položky, aniž byste ji tvořili znovu.
• Potřebujete-li nabídku napsat celou po svém, zvolte Ručně bez AI. Otevře se stejná obrazovka jako u nabídky s asistentem — nadiktujete nebo napíšete popis zakázky do stejného pole a dole si vyberete šablonu: Koupelna, Malování, Elektroinstalace, Montáž, Práce na hodiny nebo Prázdná nabídka.
• Ze šablony vznikne nabídka s obvyklými položkami, u prací je předvyplněná vaše hodinová sazba. Množství, názvy i ceny přepíšete a položky přidáte nebo smažete. Popis, který jste nadiktoval, se přenese do názvu a shrnutí nabídky. Ruční nabídka nespotřebuje žádný kredit.
• Pokud už k nabídce existuje faktura nebo jiný doklad, uvidíte u ní odkaz Související doklad a jedním kliknutím se na něj přepnete.
• U položky dopravy je při úpravách nabídky tlačítko Spočítat vzdálenost — otevře okénko přímo v nabídce (adresa firmy, místo zakázky, PSČ s našeptávačem obcí, sazba za kilometr a počet cest) a po výpočtu vloží kilometry i cenu rovnou do položky.
• Ruční nabídky se do měsíčního limitu nabídek nezapočítávají.

Tip: Když zákazník potvrdí Mám zájem, nabídka zůstane v Nabídkách a zároveň se zobrazí v Aktivních zakázkách.

Inspirace: ukázky popisu zakázky

Čím konkrétněji zakázku popíšete, tím přesnější nabídku dostanete. Můžete se inspirovat těmito příklady:

• Instalatér: Vyměnit staré litinové radiátory za nové hliníkové v panelákovém bytě 3+1. Celkem 5 topných těles včetně ventilů, odvzdušňovacích kohoutů a montážního materiálu. Odstranit původní tělesa, napojit na stávající rozvody, zkontrolovat těsnost a odvzdušnit systém. Doprava do Prahy 8.
• Elektrikář: Nová elektroinstalace v rekonstruovaném rodinném domě 120 m². Kompletní rozvody 230/400 V, 15 zásuvek, 10 vypínačů, 5 světelných bodů, příprava pro indukční desku a klimatizaci. Revize a protokol. Materiál kabel CYKY a instalatérské krabice. Doprava okres Beroun.
• Malíř: Malování pokoje délky 5 m, šířky 4 m a výšky 2,6 m; jedny dveře 0,9 × 2 m a jedno okno 1,5 × 1,2 m. Oprava prasklin, štukování dvou míst, penetrace, dvě vrstvy bílé barvy na stěny i strop. Zakrytí podlahy a nábytku fólií. Materiál barva Primalex plus. Doprava včetně odvozu odpadu.
• Zedník: Postavit plot z tvárnice plotové 2 m vysoký, délka 15 m. Vykopání základů 40 cm hluboko, betonový pás, postavení plotu včetně sloupků, natažení omítky a základní barva. Doprava materiálu na místo v Brně-Líšni.
• Doprava / manipulace: Převézt stavební suť a starý nábytek ze zahrady rodinného domu na sběrný dvůr. Odhad 3 tuny materiálu, nakládka ruční, vzdálenost na skládku 12 km. Nutná dodávka s kontejnerem nebo valníkem.

Tip: Uveďte rozměry, materiál, místo realizace a dopravu — systém z toho odvodí obor i odhadované náklady.

Založení kontaktu

• Otevřete Adresář zákazníků (na úzkém displeji Zákazníci) a vyplňte formulář Nový zákazník.
• Stačí zadat IČO — název, adresa i DIČ se načtou z ARES. Fyzickou osobu vyplníte ručně.
• Doplňte e-mail a telefon — použijí se při odesílání nabídek i faktur.

PSČ, obec a kontaktní osoba

• Po zadání pětimístného PSČ vám aplikace nabídne obce, které pod něj spadají — stačí vybrat. Když je obec jediná, doplní se sama.
• Nepovinné pole Kontaktní osoba použijte, když fakturujete firmě a potřebujete uvést i jméno člověka; tiskne se na dokladu pod názvem firmy.
• Stejná pole najdete i u odběratele na fakturách a nabídkách.

Napojení na nabídku

• Při tvorbě nabídky nebo faktury vyberte zákazníka z adresáře — údaje se doplní samy.
• Nového zákazníka lze přidat i přímo z formuláře nabídky či přijaté faktury.

Měsíční kalendář

• Záložka Diář ukazuje měsíční mřížku s velkými dny; měsíce přepínáte šipkami.
• Na počítači kliknutím označíte jeden den a tažením myší celý úsek. Na telefonu vybíráte jednotlivé dny krátkým klepnutím; posouvání prstem dny neoznačuje. Opakované klepnutí označení dne zruší.
• Barvy poznáte i na slunci: obsazeno výrazně, technologická přestávka slabě, soukromé volno šedě, volné dny bílé.

Co může den obsahovat

• Práce na zakázce — den přiřadíte k přijaté zakázce; dní může být víc a nemusí na sebe navazovat.
• Práce mimo Nacenis.cz — máte domluvenou práci odjinud (třeba od smluvního partnera)? Vyberte ji v seznamu zakázek jako „Práce mimo Nacenis.cz“, napište, co a pro koho děláte, a den se obsadí jako každá jiná práce.
• Rezervace bez zakázky — zakázku vybírat nemusíte, stačí krátký popis práce.
• Technologická přestávka — patří k zakázce, ale kapacitu nezabírá, protože můžete být jinde.
• Zaměření — vyplňte, kde a co zaměřujete, a čas od–do (např. 8:00–12:30 i s cestou). Zaměření na 4 hodiny a víc obsadí celý den, kratší ne — a za jeden den jich můžete vložit kolik chcete.
• Soukromé volno — dovolená, nemoc, úřady; z kapacity se odečítá.
• U každého dne lze zaškrtnout půlden a připsat poznámku; jeden den unese i víc zakázek i víc zaměření.

Nejbližší volný termín

• Nahoře v Diáři vidíte Nejbližší volný termín a Volných pracovních dnů v příštích třech týdnech.
• Termín se počítá ze skutečně označených dnů — den obsazený zakázkou nebo dovolenou se přeskočí.
• Stejné datum se předvyplní do pole Předpokládaný nástup v nabídce a vytiskne se do PDF pod souhrn.
• Když máte hodně volna, aplikace nabídne připomenout se zakázkám bez odpovědi.

Zaměření a vytíženost

• Zaměření s časem se do kalendáře zapisuje v hodinách, ne jako celý den — vidíte hned, kdy jedete a kdy máte ještě volno.
• Zaměření na půl dne (4 hodiny a víc) považuje aplikace za obsazený den — nová práce se na něj už nenabídne, maximálně si ručně něco doplníte.
• Kratší zaměření den neblokuje a Volných pracovních dnů se nedotkne.

Plánování zakázky a export do kalendáře

• V detailu zakázky vidíte přiřazené dny a vedle nich nápovědu z nabídky (odhad dnů podle hodin) — nápověda nikdy nic sama nepřepíše.
• Tlačítko Naplánovat do diáře otevře Diář s předvybranou zakázkou a prvními volnými souvislými dny podle hodin práce a jízdy. Vybrané dny můžete posunout nebo přeoznačit; tlačítkem Uložit dny je přiřadíte k zakázce.
• V nastavení (Firma a nastavení → Kdy pracujete) si zadáte, kolik hodin týdně pracujete, které dny a období dovolené. Pole Z toho v dílně (%) (výchozí 0 %) určuje, jaká část hodin připadá na dílnu a jaká na montáže – podle toho Stroje a vybavení počítají náklad strojů na hodinu zvlášť pro dílnu a pro montáže.
• Diář si vyexportujete soukromou adresou do Google kalendáře nebo telefonu — jen pro čtení. Dny s prací se přenesou jako celodenní události, zaměření jako schůzka v daném čase (např. Zaměření – Kadaň).

Etapy zakázky: rozepsat práci na kroky

U aktivní zakázky si práci rozepíšete na etapy — zaměření, nákup, výroba v dílně, přestávka, montáž, předání. Diář pak plánuje po krocích a termín drží za sebe.

• V detailu zakázky je oddíl Etapy; nahoře vidíte součet odhadů etap a vedle toho hodiny z nabídky, ať si je navzájem porovnáte.
• Tlačítkem Přidat etapu vyplňte Typ (Zaměření, Nákup materiálu, Výroba v dílně, Technologická přestávka, Montáž, Dokončení a předání, Vlastní), Místo (Dílna, U zákazníka, Jinde), Odhad hodin, případně Skutečné hodiny a poznámku. Etapy se sama seřadí podle typu: zaměření a nákup dopředu, výroba a montáž doprostřed, předání nakonec.
• Když etapy ještě nemáte, stačí vybrat šablonu: Jen práce u zákazníka, Výroba + montáž, Zaměření + výroba + montáž nebo Vlastní. Vlastní pořadí etap uložíte tlačítkem Uložit jako šablonu etap a příště je jen vyberete.
• Pořadí etap změníte přetažením; tlačítky v kartě etapy ji upravíte, označíte hotovo nebo smažete.
• Etapy jsou součástí tarifu Profi — ve Startu uvidíte zamčený náhled.

Plánování etap a pevný termín

• U etapy klikněte na Naplánovat (u naplánované na Přesunout), zadejte Den a Začátek a klikněte na Navrhnout termín. Tlačítko Naplánovat co nejdřív navrhně termíny hned za dneškem.
• Než se něco uloží, uvidíte Návrh plánování: které dny která etapa zabere (např. „Výroba v dílně: 5.–9. 11. 2026 · 24 h“) a co se stane s navazujícími etapami. Potvrdíte tlačítkem Potvrdit plán, nebo necháte posunout i navazující etapy.
• Když máte s zákazníkem domluvený den, zaškrtněte Domluvený pevný termín — plánování ho už nikdy neposune. U montáže slouží tlačítko „Domluvil jsem termín montáže“, které navazující etapy seřadí od tohoto dne.
• Minimální odstup po předchozí etapě (dní) říká, kolik dní má být mezi koncem předchozí a začátkem této etapy (např. schnutí); přestávka se zadává jako Délka přestávky (dní) a kapacitu nezabírá.

Když se výroba nevejde před montáž

• Když návrh skončí později, než začíná etapa s pevným termínem, název etapy se v návrhu zčervená a místo běžných tlačítek se objeví jen Ponechat původní termín (zavře dialog bez změny), Přesto uložit (uloží novou polohu a pevnou etapu nechá na místě) a Zavřít. Tlačítka, která by v této situaci nic neuložila, se nezobrazí.
• Po uložení zůstane u takové etapy červený štítek „Nestihne se do montáže 12. 11.“ — v kartě etapy i v diáři. V diáři je blok etapy orámovaný červeně; najetí myší štítek vypíše, klepnutí ho zobrazí přímo v dni.
• Štítek zmizí, jakmile termíny upravíte tak, aby etapa stihla skončit včas.
• V diáři etapu přesunete dvojklikem na jejím bloku (nebo tažením); dialog hlídá totéž a nabízí Jen tuto etapu nebo Posunout i navazující etapy.

Nákup materiálu: kdy objednat

• Etapa Nákup materiálu nemá hodiny — hlídá datum objednání. V kartě i v návrhu proto vidíte „Objednat do: 4. 11. 2026“, případně „objednat do: nevyplněno“.
• Datum objednání dopočítá aplikace z dodací lhůty tak, aby materiál stihl před navazující etapou; pole Objednat do můžete přepsat ručně. Automatický výpočet je v tarifu Firma.
• Tlačítkem Vytvořit poptávku pošlete soupisku dodavatelům rovnou z karty etapy.

Termín pošlete zákazníkovi

• U etapy, která se dělá u zákazníka a má naplánovaný den, klikněte na Poslat zákazníkovi termín (později na Poslat zákazníkovi změnu termínu). Otevře se Náhled termínu pro zákazníka s polem Komu a přesným textem zprávy.
• Zpráva obsahuje událost do kalendáře (.ics) jako odkaz, takže si zákazník termín přidá do Google kalendáře nebo telefonu.
• Text zprávy upravíte ve Firma; ve Startu a Profi je jen k nahlédnutí.

Filtr Dílna / U zákazníka

• Nad kalendářem přepínáte Vše, Dílna a U zákazníka — kalendář pak ukáže jen dny, které trávíte v dílně, nebo u zákazníka.
• U ručně zapisované práce (i „Práce mimo Nacenis.cz“) volíte Místo ze stejného seznamu; výchozí je U zákazníka.

Evidence strojů a hlídání revizí

Na stránce Stroje a vybavení (v menu pod Sklad materiálu) máte přehled nářadí a strojů a jejich termínů. Evidence a revize jsou ve Startu i Profi.

• Klikněte na Přidat stroj, vyplňte název, druh, stav a podle potřeby výrobce, výrobní číslo, cenu, fakturu z Nákupu, záruku, umístění a foto.
• U elektronářadí a prodlužovacích přívodů se po uložení sám přidá termín Revize elektro. Interval nastavte podle svého revizního technika – záleží na třídě nářadí a prostředí, kde se používá.
• Další termíny (servis, kalibrace, STK, pojištění) přidáte tlačítkem Přidat termín. Interval zadáte číslem nebo rychlou volbou 3 / 6 / 12 / 24 měsíců.
• Po kontrole vyberte datum, nahrajte Doklad / protokol a klikněte na Zapsat provedenou kontrolu. Další termín se dopočítá a kontrola zůstane v historii.
• Po termínu se stroj zobrazí červeně „Prošlá revize – nepoužívat“ a nahoře na stránce uvidíte souhrn strojů s prošlou revizí.
• 30 a 7 dní před termínem vám přijde upozornění v aplikaci (zvoneček) i e-mailem na kontaktní e-mail firmy. Termíny vidíte také v Diáři jako připomínku – neblokují kapacitu.
• Nahoře na stránce panel Kolik mám ve vybavení ukazuje pořízeno celkem, současnou hodnotu (pořizovací cena minus opotřebení od data pořízení, nejméně zůstatková hodnota), rozpad podle druhu a počty strojů podle stavu. Na kartě stroje vidíte Současná hodnota a kolik procent je opotřebeno. Tlačítky CSV a PDF – Soupis vybavení k datu si přehled stáhnete pro pojišťovnu nebo účetní. Jde o provozní hodnotu pro přehled, ne o účetní zůstatkovou cenu.
• Vyřazený stroj prodáte: nastavte stav Vyřazen, na kartě zkontrolujte navrhovanou cenu (současná hodnota) a klikněte na Prodat na zbyloto.cz. Otevře se náhled, kde upravíte název, výrobce a model a cenu a uvidíte upozornění na revizi; inzerát vznikne až po kliknutí na Vytvořit inzerát (Zrušit nic nezaloží). Návrh inzerátu dostane název, výrobce a model, druh, stav, fotku a obec firmy – výrobní číslo ne. Stroj přejde do stavu Nabízeno k prodeji a odkazem Dokončit inzerát na zbyloto.cz inzerát dokončíte. Po prodeji zadejte datum a cenu a klikněte na Prodáno; stroj se přestane počítat do hodnoty i nákladů. U vyřazených, nabízených a prodaných strojů termíny už neupozorňují, nezobrazuje se „Prošlá revize – nepoužívat“ ani sazba za den nasazení a historie revizí je jen ke čtení.
• Doklady o revizích najdete i v Objednávky a smlouvy (typ Revize / servis stroje) a stroje se ukládají do Zálohy dat.
• Každý stroj má povinnou Kategorii: Dílna, Montáže nebo Obojí (výchozí Montáže). Tlačítkem Upravit kategorie přidáte vlastní, např. Vozový park nebo Lešení. Záložky nahoře (Vše, Dílna, Montáže…) přepínají seznam, souhrny i soupis; seznam je seskupený podle kategorií s mezisoučty (kusy, pořízeno, současná hodnota, měsíční náklad) a u každé kategorie vidíte i počet strojů s prošlou revizí, např. „Montáže: 2 stroje s prošlou revizí“. Soupis vybavení (CSV/PDF) uvádí kategorii každého stroje.

Kolik vás stroje stojí (Profi)

V tarifu Profi Nacenis spočítá opotřebení a provozní náklady strojů a jejich podíl na hodině práce.

• Na kartě stroje zadejte životnost (výchozí 4 roky), zůstatkovou hodnotu a dny nasazení za rok (výchozí 100).
• Opotřebení za měsíc = (pořizovací cena − zůstatková hodnota) / (životnost × 12). Sazba za den nasazení = (opotřebení za rok + provozní náklady za rok) / dny nasazení za rok. Sazbu za den můžete přepsat.
• Pravidelné měsíční náklady (leasing, pojištění…) přidáte tlačítkem Měsíční náklad.
• Nahoře na stránce uvidíte, kolik vás stroje stojí měsíčně celkem i po kategoriích a na hodinu práce (dílna a montáže zvlášť). Tlačítkem Přičíst k hodinové sazbě si zobrazíte novou sazbu – uloží se až po potvrzení.
• Náklad dílny a montáží se počítá zvlášť, protože v dílně běží jiné stroje než na stavbě a hodina v dílně tak nese jiný náklad než hodina na montáži. Ve Firma a nastavení → Kdy pracujete zadejte Z toho v dílně (%) (výchozí 0 %). Dílna = měsíční náklady strojů Dílna / hodiny v dílně, Montáže = náklady strojů Montáže / hodiny na montážích; stroje Obojí a vlastní kategorie se rozdělí v poměru hodin. Při 0 % se ukazují jen Montáže; máte-li v provozu stroje Dílna nebo Obojí, stránka upozorní, že se jejich náklady nepromítnou do hodinové sazby, a odkazem Nastavit podíl dílny vás vezme rovnou k poli. Protože máte jednu hodinovou sazbu, Přičíst k hodinové sazbě přičte vážený průměr a obě čísla uvidíte pro informaci.
• Vyplníte-li cenu půjčovny za den, Nacenis porovná vlastnictví s půjčovnou.
• V Nákupu u přijaté faktury vyberte pole Stroj a druh nákladu (servis, revize, spotřební materiál, palivo, pořízení). Na kartě stroje se sečte za měsíc, za rok i celkem.
• V nabídce v úpravách klikněte u poslední sekce na Vložit stroj, vyberte stroj a počet dní. Položka se vloží do Dopravy a režie a cenu můžete přepsat.
• V Aktivních zakázkách v Rozpisu nákladů a zisku uvidíte řádek Stroje s plánem z nabídky. Skutečné dny nasazení zapsat můžete, ale nemusíte.

Tip: Jde o provozní výpočet pro nacenění, nejde o daňové odpisy – ty řeší vaše účetní.

Všechny dokumenty konkrétní zakázky

Doklady související se zakázkou otevřete na jednom místě, bez hledání v jednotlivých sekcích.

• Otevřete Aktivní zakázky a u vybrané zakázky klikněte na Dokumenty.
• Přehled obsahuje nabídku (PDF), navázané faktury a zálohové faktury, předávací protokol, smlouvy o dílo, přijatou objednávku, objednávky materiálu dodavatelům a nahrané soubory. Zobrazují se jen dokumenty, které už existují a jsou přiřazené k této zakázce.
• Nabídku otevřete tlačítkem Otevřít PDF nabídky. U faktur a záloh použijte Otevřít, u předávacího protokolu a objednávky materiálu také Otevřít. Smlouvu zobrazíte přes Otevřít smlouvu; nahrané soubory včetně přijaté objednávky otevřete přes Otevřít soubor.
• Tlačítkem Nahrát dokument přidáte k zakázce další soubor. Přehled využívá původní doklady; nevytváří jejich nové kopie.

Soupiska materiálu

• U každé uložené nabídky klikněte na Soupiska materiálu — systém podrobně rozepíše materiál ke konkrétní zakázce včetně množství, měrných jednotek, rezervy a orientačních cen.
• Každou položku můžete upravit, smazat nebo přidat vlastní — změny se ukládají automaticky a soupiska zůstane připnutá u nabídky.
• Soupiska počítá s rezervou na prořez a ztráty i s velikostí balení — ceny i součty tak odpovídají tomu, co skutečně koupíte (viz Dělám pořád stejné práce).
• Opakující se sady materiálu si uložíte jako šablony a vložíte jedním kliknutím — stačí zadat rozměry (viz Dělám pořád stejné práce).
• Soupisku stáhnete jako PDF, pošlete e-mailem dodavateli k nacenění, nebo sdílíte (WhatsApp apod.).
• Zatržítkem Bez cen vygenerujete verzi bez cen a součtů — ideální k nacenění u dodavatele.

Tip: Soupiska bez cen je výchozí volbou při odeslání dodavateli — ceny mu tak neodhalíte.

K čemu to je

U větší zakázky potřebujete vědět, za kolik materiál skutečně koupíte. Místo obvolávání stavebnin pošlete poptávku rovnou z nabídky — dodavatelé odpoví cenami a vy je porovnáte na jednom místě.

• Poptávka se skládá ze soupisky materiálu u nabídky — nemusíte nic opisovat.
• Dodavatel nikdy nevidí jméno, telefon ani adresu vašeho zákazníka — jen obec a PSČ stavby.

Soupiska materiálu se sekcemi

• Položky soupisky se řadí do sekcí (Zednický materiál, Elektro, Voda a kanalizace…). Novou položku zařadíme automaticky podle názvu; sekci můžete kdykoliv změnit sami výběrem nebo přetažením.
• Sekce jdou sbalit a rozbalit, u každé vidíte počet položek.
• Více položek označíte najednou a hromadně je přesunete do jiné sekce.
• U položky můžete doplnit kód zboží a poznámku — pomůže dodavateli poznat přesně to, co chcete.

Odeslání poptávky

• U soupisky klikněte na Odeslat poptávku dodavatelům. Průvodce vás provede 4 kroky: co poslat (celá soupiska, nebo jen vybrané sekce), komu, podmínky a kontrola.
• Dodavatele vyberete dvěma způsoby: Nejbližší k zakázce (podle vzdálenosti od stavby) nebo Moji dodavatelé (vaši osvědčení).
• Nastavíte způsob převzetí (dodání na stavbu / osobní odběr), termín dodání a datum, do kdy mají dodavatelé odpovědět.
• Každý dodavatel dostane e-mail s Excelem jen se svými sekcemi — vyplní žluté buňky (ceny, skladem, dodací lhůtu) a pošle soubor zpět, nebo odpoví přes odkaz v e-mailu.
• Odeslanou poptávku už pozdější úpravy soupisky nezmění — dodavatelé pracují s tím, co jste skutečně poslali.

Přehled poptávek a porovnání cen

• Všechny poptávky najdete v menu pod Poptávky. U každé vidíte stav u jednotlivých dodavatelů: odesláno, otevřeno, naceněno.
• Vyplněný Excel od dodavatele nahrajete v detailu poptávky — aplikace sama pozná, od koho je, a načte ceny. Ceny můžete zadat i ručně, třeba z telefonu.
• V záložce Porovnání vidíte tabulku položka × dodavatel: nejlevnější cena je zeleně, nedostupné položky šedě. Dole je součet za dodavatele včetně dopravy.
• Tlačítko Nejlevnější kombinace vybere u každé položky nejlevnějšího dodavatele; Vše od jednoho dodavatele spočítá, kolik by stálo objednat vše u jednoho.

Použití cen v nabídce a objednávka

• Tlačítko Použít ceny v nabídce zapíše vybrané nákupní ceny k položkám materiálu v nabídce a přepočítá prodejní cenu podle vaší přirážky. Ceny, které jste v nabídce přepsal ručně, se nemění.
• Tlačítko Objednat pošle vybranému dodavateli potvrzovací e-mail s objednávkou. Teprve v objednávce se při dodání na stavbu doplní přesná adresa (ulice a č. p.) — stále bez jména zákazníka.

Tip: Položky se k nabídce přiřazují podle názvu — když položku v nabídce přejmenujete, cena se k ní nezapíše.

Moji dodavatelé

• Na stránce Dodavatelé si ukládáte své osvědčené dodavatele: vyhledáte je v katalogu podle názvu nebo města, nebo přidáte vlastního (název, e-mail, adresa).
• U každého nastavíte, pro které sekce se používá, výchozí způsob převzetí a přepínač Výchozí — ten se pak sám předvyplní v průvodci poptávkou.
• Vaše vlastní dodavatele vidíte jen vy, nikdo jiný.

Veřejný katalog stavebnin

• Na adrese nacenis.cz/stavebniny najde kdokoliv schválené dodavatele — bez registrace. Hned se ukáže seznam seřazený podle města; hledáním podle obce nebo PSČ seřadíte nejbližší.
• Každý dodavatel má profesionální vizitku: telefon, webové stránky, popis služeb, okruh rozvozu a mapu. Firmy mimo svůj rozvozový okruh se v hledání ukážou s poznámkou.
• Dodavatelé se registrují na nacenis.cz/pro-dodavatele: zadají IČO, doplní e-mail pro poptávky, sekce a okruh dopravy a potvrdí e-mail. Ověřeným dodavatelům chodí poptávky zdarma.
• Svůj profil si dodavatel spravuje sám po přihlášení ověřeným e-mailem (odkaz na přihlášení mu přijde e-mailem) — nikdo jiný, kdo zná jen IČO, ho upravit nemůže.

Zapište přijatou fakturu

Každý nákup přiřazený k zakázce vám ukáže, kolik vás práce opravdu stála a co musíte zákazníkovi vyúčtovat.

• Otevřete záložku Nákup a přidejte přijatou fakturu (materiál, subdodávka, doprava).
• Dodavatele vyberte z adresáře, nebo ho rovnou vyplňte a uložte mezi kontakty.
• Zadejte částku, DPH a datum zdanitelného plnění.

Vyfoťte účtenku dřív, než se ztratí

Vyfoťte doklad klidně v autě před stavebninami. Večer už nemusíte lovit zmačkané účtenky po kapsách a nezapomenete zákazníkovi naúčtovat materiál.

• V Nákupu klikněte na Vyfotit (vícestránkový doklad doplníte tlačítkem Přidat stranu a pak Zpracovat doklad), nebo na Nahrát z počítače a nahrajte PDF či obrázky – i více souborů najednou; každý soubor je jeden doklad a průběh ukazuje „3 / 5 hotovo“.
• Systém doklad sám přečte — dodavatele (ověří v ARES), IČO, číslo, data, účet, VS, částky i jednotlivé položky. Žlutě jsou údaje, které nepřečetl jistě; když položky nedávají součet dokladu, ukáže nahoře červeně rozdíl. Nic se neuloží bez vaší kontroly.
• Položky přiřaďte ke kartám materiálu: známý text se přiřadí sám (zeleně „Známý materiál“), jinak potvrdíte navrženou kartu (Ano / Jiná karta / Nová karta). Každé potvrzení si systém zapamatuje. Doprava, palety a poplatky karty nemají – jdou jen do kategorie nákladu.
• Při uložení se množství převede na základní jednotku karty (3 bal à 25 kg = 75 kg; chybějící převod zadáte jednou), materiál přibude do Skladu, cena do Historie cen a položky přiřazené k zakázce do jejích nákladů – celý doklad se nezapočítá podruhé. Cena o 10 % a více nad průměrem za 3 měsíce dostane štítek „+X % proti průměru“ a upozornění ve zvonku.
• Stejné IČO a číslo dokladu ohlásí „Tento doklad už máte“ s volbou Otevřít původní / Přesto uložit. Položky lze zapsat i ručně (Zapsat položky) a u uložené faktury je opravíte tlačítkem Upravit položky – sklad a historie cen se přepočítají.
• Karty materiálu (menu Karty materiálu) ukazují aliasy z dokladů, převody jednotek, minimální zásobu, dobu dodání a poslední ceny podle dodavatelů; dvě karty jde sloučit.
• Naskenovaný doklad se automaticky archivuje v Nákupu (karta Archiv dokladů).
• Skener dokladů s položkami a Karty materiálu jsou součástí tarifu Firma: 300 skenů měsíčně (jeden doklad = jeden sken bez ohledu na počet stran), dalších 100 dokoupíte za 200 Kč bez DPH v sekci Předplatné.

Tip: Fotografie dokladů se pro lepší čitelnost automaticky upravují do černobílé s vyšším kontrastem.

Přiřaďte nákup ke konkrétní nabídce

• U přijaté faktury vyberte nabídku (zakázku), ke které náklad patří.
• Systém pak automaticky počítá výdělečnost zakázky: příjmy z nabídky mínus přiřazené náklady.
• Přehled běžících zakázek najdete v záložce Aktivní zakázky.

Tip: Nepřiřazené náklady se do zisku zakázky nezapočítají — přiřazujte je průběžně.

Odvody, pravidelné platby a odchozí výpis (Firma)

• V Závazcích zvolte Přidat odvod nebo daň. Údaje můžete vyplnit ručně nebo naskenovat výměr; zkontrolujte příjemce, účet, VS, SS, částku, splatnost a období. Odvody a daně nemají vstupní DPH a nevstupují do kontrolního hlášení. QR platba používá zbývající částku.
• Přes Pravidelné platby → Přidat pravidelnou platbu zvolte předvolbu, částku, den splatnosti, frekvenci, první splatnost, případný konec a kategorii. Výši záloh určuje účetní nebo poslední přehled, ne aplikace. Po uložení odvodu můžete zvolit Opakovat každý měsíc.
• Šablony vytvářejí závazky na 35 dní dopředu při uložení i denně v 6:00 podle pražského času; stejná šablona a období nevzniknou dvakrát. Šablonu lze pozastavit nebo ukončit. Jednotlivý závazek upravíte nezávisle; změna šablony nepřepíše již vytvořené doklady.
• U předvolby DPH vyberte měsíčního nebo čtvrtletního plátce a Předvyplnit z přehledu DPH. Použije se předchozí období; při nadměrném odpočtu závazek nevznikne.
• Kategorie nákladu jsou společné pro doklady, jejich položky, ruční náklady a pravidelné platby. Tlačítkem + u výběru přidáte vlastní kategorii. Nákup a Závazky zobrazují Náklady podle kategorií pro vybraný seznam.
• V Závazcích přes Nahrát výpis z banky nahrajte CSV s odchozími platbami. Při nerozpoznaných sloupcích je přiřaďte ručně. Jednoznačná shoda VS, SS a částky nebo účtu a částky se uhradí automaticky; samotná částka poblíž splatnosti, více shod a částečné úhrady vyžadují Potvrdit. Přes Jiný závazek vyberete jiný doklad; nespárovaný pohyb lze Ignorovat nebo Vytvořit náklad. Opakovaný import stejných pohybů úhradu nezopakuje.
• Účetní může nahrát výpis a potvrdit úhradu, nikoli měnit obsah dokladů nebo vytvářet náklady. Historie dokladu uchovává úhradu i zdrojový výpis. Souhrnné upozornění ve zvonku nabízí QR platby; e-mailový souhrn je ve výchozím stavu zapnutý (lze vypnout v nastavení Hlídání splatností) a odeslaný souhrn najdete v Odeslaných e-mailech.
• Na kartě závazku je Uhradit, Sporná a Zobrazit QR platbu (na zbývající částku, je-li vyplněný účet příjemce). Součet nad seznamem nezahrnuje sporné faktury – jejich částka je uvedena zvlášť. Přidat přijatý doklad otevře rovnou formulář v Nákupu a po uložení vás vrátí do Závazků. Účetní nevidí nabídky ani zakázky, může zapsat úhradu nebo označit spornou platbu; záznam se objeví v historii.

Vystavte předávací protokol

• V záložce Aktivní zakázky klikněte u zakázky na Vystavit předávací protokol.
• Systém předvyplní soupis provedených prací z nabídky — položky můžete upravit, přidat nebo smazat.
• Doplňte datum a místo předání a zkontrolujte upravitelné údaje zhotovitele i objednatele. Připojit lze nejvýše 10 zmenšených fotografií hotového díla.
• Uložit koncept ponechá protokol rozpracovaný. Podepsat na místě otevře zákaznickou stránku na vašem telefonu; Poslat k podpisu pošle zákazníkovi e-mailový odkaz s platností 30 dní. Podpis je v tarifu Profi a Firma, SMS zatím nejsou dostupné.
• Zákazník zvolí Převzato bez výhrad nebo Převzato s výhradami. Každou výhradu doplní zvlášť, případně s fotografií. Vyplní jméno, může přidat funkci, podepíše prstem nebo myší a potvrdí převzetí.
• U podpisu odkazem klikne na Poslat ověřovací kód a zadá šestimístný kód z e-mailu: platí 10 minut, nejvýše 5 pokusů. Na místě se kód nevyžaduje. Při výpadku spojení zůstává podpis v telefonu jako Čeká na odeslání a odešle se po obnovení spojení.
• Protokol obsahuje údaje dodavatele i odběratele, podpisové řádky obou stran a volitelně i ceny prací.
• Pokud máte v nastavení firmy uložené logo, razítko a podpis, propíšou se do protokolu automaticky.

Tip: Při převzetí s výhradami je jednotlivý popis povinný. Podepsané znění nelze změnit; pro změnu vytvořte nový protokol. Původní protokoly zůstávají zachované.

Co se stane po vystavení

• Samotné uložení konceptu ani odeslání protokolu zakázku nedokončuje. Podpis bez výhrad zakázku dokončí; podpis s výhradami ji nechává aktivní, dokud výhrady neodstraníte a zákazník nepotvrdí jejich odstranění. U protokolu uvidíte stav Podepsáno bez výhrad nebo Podepsáno s výhradami.
• Protokol prochází stavy Koncept → Odesláno k podpisu → Podepsáno bez výhrad / Podepsáno s výhradami → Výhrady odstraněny. Po potvrzení odstranění výhrad se zakázka ukončí.
• Protokoly se číslují PP + rok + pořadí (např. PP2026001). Tlačítkem Nová verze protokolu vytvoříte novou verzi s číslem s příponou -v2; původní PDF zůstává zachované.
• Podepsané PDF najdete u zakázky v Dokumentech i v Objednávkách a smlouvách. Zákazník a řemeslník dostanou e-mail s odkazem na PDF, nikoli přílohou; řemeslník také upozornění ve zvonku. Poslední strana PDF obsahuje Záznam o podpisu včetně otisku SHA-256 a času Europe/Prague.
• PDF protokolu si před odesláním prohlédnete tlačítkem Náhled PDF — otevře se přímo v aplikaci, na mobilu přes celou obrazovku, a projdete všechny stránky. PDF vypadá podle zvoleného vzhledu dokladů.
• Odkaz na podepsaný protokol funguje ke čtení 30 dní od podpisu, i když mezitím vznikl novější protokol. U nepodepsaného odkazu platí 30 dní od odeslání. Po uplynutí odkaz přestane fungovat.
• Výhrady jsou u zakázky jako úkoly. Po opravě je označte, případně doplňte fotografii a klikněte na Uložit opravy. Když jsou hotové všechny, použijte Poslat potvrzení o odstranění výhrad; zákazník opět podepíše a vznikne nové PDF se stavem Výhrady odstraněny. Původní PDF zůstává.
• Po podpisu bez výhrad se u zakázky objeví tlačítko Vystavit fakturu – otevře fakturu s předvyplněnou nabídkou a datem zdanitelného plnění podle data převzetí.
• Po kliknutí na Dokončit zakázka zůstane v Aktivních zakázkách se zeleným příznakem Ukončeno a příznak Ukončena uvidíte i v seznamu nabídek.
• Potřebujete zakázku znovu otevřít? V seznamu Dokončené použijte tlačítko Znovu otevřít.

Tip: Doporučte zákazníkovi stáhnout si podepsané PDF – odkaz platí 30 dní.

4. Po práci vystavte fakturu s QR kódem

Položky už nemusíte opisovat. Z nabídky vytvoříte fakturu, kterou zákazník pohodlně zaplatí přes QR kód.

• U přijaté nabídky zvolte vytvoření dokladu. Odběratel i položky se přenesou automaticky.
• Zkontrolujte splatnost, DPH a bankovní účet, doklad uložte a pošlete e-mailem.
• Po zaplacení označte fakturu jako uhrazenou. Nacenis zastaví upomínky a započítá výsledek zakázky.

Tip: To je vše, co potřebujete pro první zakázku. Další části otevřete až ve chvíli, kdy budete řešit konkrétní situaci.

Vystavte doklad

• V záložce Faktury vás nejdřív přivítá dlaždicové menu — jedním kliknutím přejdete na Nový doklad, Vystavené doklady, DPH a hlášení, Párování plateb nebo Opakované faktury.
• Zvolte typ dokladu: faktura, zálohová faktura, vyúčtování zálohy, dobropis nebo příjmový pokladní doklad.
• Doklad lze vytvořit přímo z nabídky — položky se přenesou a dají se upravit.
• Číslo dokladu i variabilní symbol se doplní automaticky už při otevření nové faktury podle vaší číselné řady. Pokud potřebujete, můžete je ručně přepsat.
• Odběratele vyberte z adresáře, nebo začněte psát do pole Název/jméno — našeptávač nabídne uložené kontakty. Novou firmu načtete z ARES tlačítkem vedle pole IČO.
• Po zadání PSČ vám aplikace nabídne obce, které pod něj spadají, a nepovinné pole Kontaktní osoba doplní jméno člověka pod název firmy.
• Podle typu zakázky zvolte sazbu DPH nebo režim přenesené daňové povinnosti §92e.
• Na faktuře se zobrazí platební QR kód (SPD 1.0) podle vašeho bankovního účtu.
• Do faktur můžete vložit vlastní logo firmy a fakturovat i v jiné měně či jazyce.

Doklad z nabídky sedí na korunu

• Nabídka i faktura počítají stejně: cena řádku = množství × cena za jednotku zaokrouhlená na celé koruny, základ je součet těchto řádků.
• Pokud by přesto vyšel rozdíl, aplikace ho ukáže a nabídne Převzít částku z nabídky, nebo Pokračovat s přepočtenou.
• Do dokladu se doplní řádek „Fakturováno podle cenové nabídky ze dne …“.
• Číslo dokladu a variabilní symbol se předvyplní automaticky; před uložením je můžete zkontrolovat nebo upravit.
• Po uložení vás aplikace vrátí zpět na seznam dokladů.

Zálohy a doplatek

• Vystavte zálohovou fakturu na část ceny.
• Na zálohové faktuře je platební QR kód s částkou k úhradě a variabilním symbolem — v dokladu, v tisku i ve veřejném odkazu pro zákazníka (potřeba vyplněné číslo účtu a doklad v korunách).
• Po dokončení prací vystavte vyúčtování zálohy — odečte se již uhrazená částka.
• Případnou opravu řešte dobropisem.

Odeslání dokladu e-mailem

Tlačítko Odeslat e-mailem u dokladu otevře jedno okno, kde vyřídíte příjemce, text zprávy, podpis i přílohy.

• Obálka u faktury v seznamu otevře zprávy k dokladu. Nahoře zvolte Odeslat doklad zákazníkovi — otevře se odeslání samotné faktury s předvyplněným e-mailem a průvodní zprávou.
• E-mail odběratele se doplní z dokladu. Když ho chcete změnit, klepněte na Vybrat jiný kontakt a vyberte z adresáře; pokud kontakt e-mail nemá, aplikace vás upozorní.
• Do pole Kopie pro další příjemce zadáte účetní, technika nebo správce objektu. Adresy oddělíte čárkou, středníkem, mezerou i novým řádkem a zobrazí se jako štítky s křížkem. Kopie je viditelná — příjemci o sobě navzájem vědí.
• Nejvýš pět adres v kopii. Chybně zapsanou adresu zvýrazníme a napíšeme proč, nikdy ji tiše nezahodíme.
• Adresy, které jste u zákazníka jednou použil, se uloží a příště je nabídneme jedním klepnutím. Spravovat a mazat je můžete v adresáři v detailu zákazníka.
• Zaškrtnutí Poslat kopii na můj e-mail je skrytá kopie do vašeho archivu — se seznamem dalších příjemců nesouvisí.
• Nad polem se zprávou vyberete vzor: Nabídka, Faktura, Upomínka, Předávací protokol nebo Vlastní. Texty se berou ze Šablon e-mailů; když je v okně přepíšete, změna platí jen pro tenhle e-mail.
• Zprávu můžete nadiktovat tlačítkem s mikrofonem, stejně jako zadání zakázky. Pole roste podle délky textu.
• Podpis se do zprávy nepíše — vykreslí se pod ní ze záložky Firma (odpovědná osoba, firma, telefon, e-mail, web). V okně ho vidíte jako náhled s odkazem Upravit v nastavení firmy.
• Tlačítko Náhled ukáže celý e-mail tak, jak ho zákazník uvidí — příjemce, zprávu, podpis, položky, částku i přílohy.
• V historii u dokladu vidíte, kdy zpráva odešla a komu všemu.
• K dokladu připojíte další přílohy, například pracovní výkaz nebo předávací protokol (až 10 souborů, každý max. 15 MB); odesílají se jako bezpečné odkazy s platností 60 dnů.

Tip: Chcete vlastní podpis? V záložce Firma vyplňte pole Vlastní podpis — nahradí automatický blok ve všech odchozích e-mailech.

Odkaz na doklad v e-mailu

• Každý e-mail s dokladem obsahuje tlačítko Stáhnout v PDF — zákazník fakturu, zálohu i dobropis otevře i s QR kódem k platbě a uloží si ho jako PDF.
• Stejně je tomu u nabídek: hlavní e-mail i připomenutí Bez reakce obsahují tlačítko Otevřít nabídku v PDF.

Vyhledávání v dokladech

• Hledání v seznamu dokladů je fulltextové — najde doklad podle jména, firmy, kontaktní osoby, IČO, DIČ, telefonu, adresy, názvu položky, poznámky, variabilního symbolu i data.
• Najde ho i podle e-mailu, na který jste ho odeslal, a podle předmětu odeslané zprávy.
• Najde i dodavatele na dokladu, číslo účtu a měnovou jednotku položky.
• Částku najde s mezerami i bez nich — 1 697 056 i 1697056 dají stejný výsledek.
• Zadat můžete i víc slov najednou — hledá se jejich kombinace.
• V panelu Filtrovat a řadit vyberte Stav úhrady: Neuhrazené, Po splatnosti, Splatnost běží nebo Uhrazené. Na telefonu panel potvrďte přes Zobrazit výsledky; pod hledáním je souhrn Ve výběru.
• Kliknutí na Fakturace v menu vás vždy vrátí na seznam dokladů — i když máte zrovna otevřenou fakturu.

Úprava vystaveného dokladu

• Vystavený doklad se otevře pouze ke čtení. Pro změny zvolte Upravit a potvrďte úpravu; v editoru změny uložíte tlačítkem Uložit. Koncept můžete upravovat rovnou.
• Faktury po splatnosti jsou v seznamu červeně, fakturám, kterým splatnost ještě běží, zůstává žlutá, a uhrazené jsou zeleně.

Jak dostat peníze včas bez nahánění dlužníků

Nemusíte hlídat kalendář ani vést nepříjemné hovory. Když si automatické upomínky zapnete, po splatnosti zákazníka slušně upozorní systém.

• Automatické upomínky jsou vaše volba: ve Šablonách e-mailů (Fakturace → Šablony e-mailů, nebo v Nastavení účtu → Firma a nastavení) zapnete u Upomínky 1, 2 a 3 přepínač Odesílat automaticky. Ve výchozím stavu jsou vypnuté, takže bez vašeho souhlasu zákazníkovi nic neodejde.
• Když je zapnete, systém hlídá faktury ve stavu Vystaveno a na e-mail z faktury pošle Upomínku 1 za 3 dny, Upomínku 2 za 14 dní a Upomínku 3 za 30 dní po splatnosti. Odstup ve dnech si u každé upomínky změníte.
• Upomínka obsahuje částku, variabilní symbol i číslo účtu.
• Jakmile fakturu označíte jako Uhrazenou, upomínky se okamžitě zastaví.

Tip: Aby upomínka měla kam odejít, vyplňte u zákazníka e-mail.

Částečné úhrady a párování plateb z banky

• U každého dokladu v seznamu je ikona bankovky Zaznamenat úhradu — zapíšete uhrazenou částku (předvyplní se zbytek do úhrady).
• Pokud platba pokryje celý doklad, označí se jako Uhrazeno, jinak uvidíte Uhrazeno částečně a kolik zbývá doplatit.
• Sekce Párování plateb umí načíst výpis z banky ve formátu CSV a platby automaticky spáruje s fakturami podle variabilního symbolu a částky.

Tip: Spárované faktury se samy označí jako uhrazené.

Co v Aktivních zakázkách uvidíte

Nabídnutá cena ještě není zisk. Tady hned uvidíte, co jste vyfakturoval, kolik stál materiál a práce a co vám skutečně zůstalo.

• Do Příjmů se počítají výhradně vystavené doklady (bez záloh a stornovaných), vždy bez DPH.
• Vedle nich je údaj V nabídkách (zatím nefakturováno) — kolik máte rozjednáno, ale ještě nevyúčtováno.
• Každou aktivní zakázku můžete rozbalit tlačítkem Rozpis nákladů a zisku — ve výchozím stavu je sbalená, aby seznam nepřetěžoval.
• Vedle tlačítka Dokončit se zobrazuje štítek Marže X % — zeleně při kladné marži, červeně při záporné; stačí letmý pohled na stav zakázky.
• Zisk se zobrazí, až je vystavená aspoň jedna faktura a znáte náklady. Jinak čte „čeká na fakturu“ nebo „chybí náklady“.
• U čistě montážních prací zaškrtněte Zakázka bez nákladů — marže se dopočítá i bez přijatých faktur.

Tip: Zisk = nabídnutá cena bez DPH mínus skutečné náklady (faktury, hodiny, cestovné, reprezentace, subdodávky).

Plán podle nabídky

• Levý sloupec ukazuje rozpočet zakázky: nabídnutá cena bez DPH.
• Z této částky se oddělují tři skupiny: materiál (součet nákupních cen materiálových položek), práce (součet všech pracovních položek bez ohledu na jednotku — hodiny, metry i kusy) a doprava s režií.
• Nikde se neobjevují „plánované hodiny“ — práce se v nabídce často nacenuje za metry nebo kusy, takže z ní nelze odvodit smysluplný počet hodin.

Tip: Plán = nabídnutá cena bez DPH. To je 100% rozpočet zakázky.

Skutečnost si zadáváte sám

• Pravý sloupec sleduje skutečné náklady ve stejném pořadí: materiál, práce, doprava, ostatní a subdodávky.
• Náklady dle faktur — automaticky sečtené přijaté doklady u zakázky; číslo můžete kdykoli ručně přepsat.
• Práce = odpracované hodiny × hodinová sazba z Nastavení firmy; pokud není nastavená, použije se sazba odvozená z nabídky. Zapisujete hodiny, ne částku za práci.
• U dopravy zapište ujeté kilometry; násobí se vyšší sazbou za kilometr z Nastavení firmy nebo z nabídky. Administrativní hodiny se násobí stejnou hodinovou sazbou jako práce. Reprezentaci a Subdodávky vyplníte ručně, i když k nim nemáte doklad.
• Výsledek (zisk nebo ztráta) i čerpání rozpočtu se přepočítají hned po každé změně.

Porovnání materiálu a práce

• U materiálu vidíte rozdíl mezi plánem a skutečností v korunách i procentech. Překročení o více než 25 % se zvýrazní.
• U práce se zobrazuje marže na práci: naúčtovaná práce mínus skutečný náklad práce, v korunách i procentech.
• Pod sloupcem najdete větu ve stylu: Za práci jste si naúčtoval 37 200 Kč a stála vás 23 400 Kč. Marže na práci 37 %.
• Toto číslo vám řekne, jestli máte dobře nastavené sazby za metr, hodinu i kus.

Stránka Hospodaření

V menu Peníze → Hospodaření vidíte, kolik firma vydělala, kam jdou peníze a co vás čeká.

• Nahoře přepnete Měsíc, Kvartál, Rok nebo Vlastní období; šipkami se posouváte a Porovnat s loňskem ukáže stejné období minulého roku.
• Karty Příjmy, Výdaje a Zisk jsou bez DPH. Příjmy = vystavené faktury a vyúčtování podle data zdanitelného plnění, minus dobropisy; zálohové faktury, storna a pokladní doklady se nepočítají. Výdaje = přijaté faktury a účtenky podle DUZP, ruční náklady, odvody a daně podle splatnosti. Sporné doklady se nepočítají.
• Grafy ukazují vývoj zisku, výdaje podle skupin kategorií, výhled peněz na 8 týdnů (splatné faktury, závazky a pravidelné platby), pohledávky a závazky po splatnosti a nejčastěji nakupovaný materiál. Klepnutím na sloupec nebo dílek otevřete seznam dokladů.
• Stejná čísla uvidíte v Nákupu u Hospodářského výsledku a na kartě v Nabídkách.

Doplnit zásobu a Kupuji často

• Na stránce Karty materiálu a ve Skladu se nahoře objeví Doplnit zásobu, jakmile je stav karty vedené na skladě pod minimem. Zaškrtněte položky a klikněte na Vytvořit poptávku – otevře se obvyklý průvodce poptávkou s předvyplněným množstvím. Nic se neodešle, dokud poptávku sami nepotvrdíte.
• Záložka Kupuji často ukazuje materiál nakoupený alespoň 3× za 90 dní s cenou a nejlevnějším dodavatelem; hromadnou poptávkou objednáte zásobu na 3 měsíce.
• V detailu karty sekce Spotřeba ukáže nakoupené množství za měsíc, kvartál a rok a průměr za posledních 6 celých měsíců. Návrh minimální zásoby = průměrná spotřeba ÷ 30 × (doba dodání + 14 dní); tlačítkem Použít ho uložíte. Bez doby dodání se počítá 7 dní.
• Každé ráno přijde do zvonku upozornění, které materiály jsou pod minimem – u jedné karty nejvýš jednou za 7 dní.

Automatické párování plateb přes Fio

• Ve Firma a nastavení → Napojení na Fio banku vložte token Fio API (vytvoříte ho v internetovém bankovnictví Fio v Nastavení → API, stačí jen pro čtení) a klikněte na Uložit a ověřit.
• Token se uloží šifrovaně na serveru a už se nikdy nezobrazí. Každé ráno v 6:30 se stáhnou odchozí platby za 30 dní a jisté shody (variabilní symbol, účet, částka) se označí jako úhrada závazku. Nejisté najdete v Nákupu u párování plateb. Stáhnout teď spustí stažení hned (Fio dovolí jednou za 30 sekund).
• Když banka token odmítne (zrušený nebo neplatný), přijde upozornění do zvonku a stav ukáže „token neplatný“ – stačí vložit nový. Odpojit token smaže.
• Ostatní banky dál nahrávejte přes CSV výpis.

Žádost o recenzi — vždy jen jedna na zakázku

Dobrá recenze přivádí lepší zakázky a pomáhá obhájit vyšší cenu. Nacenis pošle zákazníkovi jednu žádost o hodnocení na každou zakázku, v momentě, kdy má hotovou práci ještě v paměti.

• Kdy žádost odejde, nastavíte ve Firma a nastavení: Po zaplacení (výchozí pro nové uživatele), N dní po odeslání faktury (výchozí 3) nebo Hned po odeslání.
• Na jednu zakázku jde nejvýše jedna žádost a jediná připomínka po 5 dnech, pokud zákazník nereagoval. Žádosti se kontrolují a odesílají jednou za hodinu.
• Žádost je samostatný e-mail — v děkovné zprávě Po zaplacení už odkazy na hodnocení nejsou, takže zákazník nedostane dvě proseby najednou.
• V záložce Firma vyplňte Odkaz na hodnocení Google a Odkaz na hodnocení Firmy.cz. Stačí jeden; použije se i pro tlačítka Sdílet na Google / Seznam.
• Pokud máte zapnutý katalog řemeslníků, e-mail vede na hodnotící formulář na nacenis.cz: hvězdičky, text, typ práce předvyplněný ze zakázky, jméno ve tvaru křestního jména s iniciálou (Petr K.), které si zákazník může změnit, a volitelně fotky se zaškrtnutým souhlasem se zveřejněním.
• Po odeslání recenze zákazník uvidí poděkování s tlačítky Sdílet na Google, Sdílet na Seznam a Zkopírovat text recenze — tlačítka se zobrazí vždy, bez ohledu na počet hvězdiček.
• Bez katalogu funguje e-mail jako dosud: přímé odkazy na Google a Firmy.cz, hodnocení proběhne přímo u nich.
• Recenze se zveřejní hned a vy dostanete e-mail i notifikaci v aplikaci. Jméno zákazníka se zobrazí jako křestní jméno a iniciála — ulice ani e-mail se nikdy nezobrazují.

Tip: Nikdy se neptáme, jestli byl zákazník spokojený, a za hodnocení nenabízíme odměnu — Google to zakazuje a hrozí za to postih profilu.

Zapněte si profil v katalogu

• Katalog na nacenis.cz/remeslnici je veřejný seznam řemeslníků s ověřenými recenzemi. Profil v katalogu se založí automaticky při registraci (firma, IČO, telefon, město) ve všech tarifech; doplňte ho o popis, obory a fotky.
• V menu najdete stránku Můj profil v katalogu: název, popis služeb, obory, kontakty, fotky, obec a okruh (kolik kilometrů od obce dojezdíte).
• Katalog zapnete přepínačem se souhlasem s podmínkami — recenze jsou veřejné, nelze je mazat, lze na ně veřejně odpovědět a provozovatel je může skrýt jen ze stanovených důvodů.
• Vypnutím katalogu profil zmizí z veřejných stránek; recenze u něj zůstanou a vrátí se, když ho znovu zapnete.
• Katalog řemeslníků i katalog dodavatelů najdete v horní nabídce i v patičce webu, a to na všech stránkách katalogu.

Tip: Profil s fotkami, popisem služeb a recenzemi působí důvěryhodněji než prázdná vizitka.

Jak vás zákazník najde

• Katalog je rozdělený podle oborů (např. /remeslnici/truhlar) a dál podle měst, do jejichž okruhu zasahujete — např. /remeslnici/truhlar/kolin.
• Stránky katalogu jsou připravené pro vyhledávače: titulek ve tvaru „Truhlář Kolín – ověřené recenze | nacenis.cz“, strukturované údaje pro Google a mapa stránek.
• Ve výpisu se řadí podle počtu ověřených recenzí a průměrného hodnocení — váženě, aby jedna pětihvězdičková recenze nepřebila třicet recenzí kolem 4,8. Při shodě rozhoduje menší vzdálenost. Placené pozice nenabízíme.

Recenze, kterým se dá věřit

• Recenzi může napsat jen zákazník, kterému jste v Nacenis vystavili fakturu — každá recenze je navázaná na konkrétní zakázku, proto nese štítek Ověřená zakázka.
• Zveřejňujeme všechny recenze včetně negativních. Řemeslník je nemůže smazat; skrýt je může jen provozovatel, a to jen z uvedených důvodů (urážlivý obsah, osobní údaje, netýká se zakázky).
• Na každou recenzi můžete veřejně odpovědět — jednu odpověď lze později upravit.
• Jak recenze ověřujeme, je popsáno na nacenis.cz/jak-overujeme-recenze; odkaz na tuto stránku najdete u každého seznamu recenzí.

Poptávky z katalogu

• Na vašem veřejném profilu si zákazník vyplní poptávku: jméno, e-mail, telefon, obec, popis práce, fotky a termín.
• O nové poptávce dostanete notifikaci a najdete ji v menu pod Poptávky z katalogu, včetně kontaktů a fotek.
• Tlačítko Vytvořit nabídku otevře novou nabídku s předvyplněným popisem práce, místem a termínem; údaje zákazníka doplníte po jejím vygenerování.
• Každou poptávku označíte stavem: nová, odeslána nabídka, vyhráno, prohráno.
• Poptávky chrání skryté pole pro roboty a limit pěti poptávek za hodinu z jedné adresy.

Když je obor zatím prázdný

• U prázdného oboru katalogu uvidí návštěvník: „V oboru … se zatím nikdo nezapsal.“ — s tlačítkem na registraci.
• Totéž platí pro katalog stavebnin, pokud tam zatím není žádná schválená firma.

Prodej zbylého materiálu (zbyloto.cz)

• U zakázky ve stavu Dokončeno klikněte na Prodat zbylý materiál. Označíte položky soupisky a množství, které zbylo.
• Jako návrh se předvyplní rozdíl mezi objednaným množstvím (včetně rezervy a balení) a původně potřebným množstvím — to, co jste reálně překoupili.
• Klikněte na Vytvořit inzeráty. Pro každou vybranou položku se na zbyloto.cz založí návrh inzerátu a vy dostanete odkazy Dokončit inzerát, kde doplníte fotky, cenu a popis.
• Inzerovat může jen firma s ověřeným IČO — vaše firma se na zbyloto.cz založí automaticky při prvním prodeji se stejnými údaji jako v Nacenis. Totéž platí pro dodavatele po ověření e-mailu; ten dostane odkaz na správu svého profilu na zbyloto.cz.

Tip: Zbylý materiál z dokončené zakázky prodáte místo skladování — vrátí se vám část nákladů.

Přebytky v okolí stavby (zbyloto.cz)

• Ve 2. kroku průvodce poptávkou se ukáže panel „Přebytky v okolí stavby“ — pro položky soupisky najde inzeráty na zbyloto.cz do 30 km od stavby.
• U každého nálezu vidíte cenu, množství, vzdálenost a odkaz na inzerát. Když se nic nenajde, panel se sám skryje a ničemu nevadí.
• Přebytek od jiného řemeslníka může být levnější než nový materiál ze stavebnin — stačí kliknout na odkaz a domluvit se přímo na zbyloto.cz.

Všechny účtenky na jednom místě

Doklady vyfotíte průběžně a na konci měsíce je pošlete účetní najednou. Nic nehledáte v autě, dílně ani po kapsách.

• Nacenis není digitální účetní systém — je to jen pomocná ruka k uhlídání cen, dokladů a plateb. Účetnictví za vás nevede.
• Všechny doklady musíte i tak archivovat a předat své účetní — zákon je vyžaduje uchovávat. Nacenis vám archiv i předání co nejvíc usnadní.
• Všechny naskenované přijaté doklady se ukládají do archivu v Nákupu — máte je po ruce a bezpečně zálohované.
• Doklady lze filtrovat podle období a stáhnout hromadně jako .zip — ideální pro předání účetní.
• Archiv za zvolené období odešlete jedním kliknutím i e-mailem přímo účetní.

Tip: Skener dokladů (vyfocení a automatické přečtení účtenek + archiv dokladů) je v tarifu Firma – 300 skenů měsíčně.

Pozvěte účetní přímo do Nacenis

Účetní nemusí posílat e-maily dovnitř a ven — dostane vlastní přístup (v tarifu Profi a Firma) jen na doklady. Pozvánku lze poslat na jeden e-mail.

• Na stránce Firma a nastavení otevřete kartu Přístup pro účetní, napište e-mail své účetní a klikněte na Pozvat. Pozvat jde jen jeden e-mail — když pozvete jiný, předchozí přístup se zruší.
• Účetní klikne na tlačítko Přijmout pozvánku v e-mailu a uvidí registrační formulář s předvyplněným e-mailem, na který pozvánka přišla.
• Registruje se přímo z odkazu: napíše IČO vaší firmy — tím potvrdí, ke které firmě se připojuje — a zvolí si heslo. Údaje o její vlastní firmě vyplňovat nemusí.
• IČO slouží jen jako potvrzení firmy, ne jako heslo — IČO je veřejné, takže by se jím ke fakturám mohl dostat kdokoliv, kdo zná e-mail účetní.
• Účetní, která už si účet založila dřív, se jen přihlásí pod pozvaným e-mailem a pozvánka se přijme sama.
• Účetní uvidí jen faktury, nákupy a naskenované doklady — může je číst a stahovat, ale nemůže nic měnit. Nabídky a zakázky uvidí až vy, ne ona.

Tip: Přístup účetní kdykoliv zrušíte na téže kartě — zrušení platí okamžitě.

Exporty pro účetní: DPH, ISDOC a kontrolní hlášení

Tuhle část nemusíte řešit při první zakázce. Hodí se až ve chvíli, kdy předáváte podklady účetní nebo podáváte hlášení.

• V sekci DPH a hlášení sledujete DPH za konkrétní měsíc z vystavených i přijatých dokladů.
• Plátci DPH si vygenerují kontrolní hlášení (XML) a podklad pro přiznání k DPH (CSV) pro finanční úřad.
• Faktury stáhnete jako PDF, ISDOC (elektronický formát 6.0.1), nebo hromadně jako .zip za zvolené období.
• Tlačítko Stáhnout doklad vytvoří skutečný PDF soubor: v Chrome a Edge se otevře okno Uložit jako, kde zvolíte složku i název souboru (předvyplněné je číslo dokladu, např. ZF2026005.pdf); ve Firefoxu se PDF stáhne rovnou do složky pro stahování.

Uzavření a přehledy

• Označte doklad jako uhrazený — zastaví se upomínky. Dokončení zakázky je samostatný krok tlačítkem Dokončit v Aktivních zakázkách.
• V záložce Nákup sledujete DPH za konkrétní měsíc a celkové hospodaření.
• Doklady za zvolené období můžete filtrovat a stáhnout jednotlivě, nebo hromadně jako .zip.

Tip: Zisk zakázky = fakturovaná částka bez DPH mínus přiřazené přijaté faktury.