Faktura s QR kódem z hotové zakázky

Vystavte doklad

• V záložce Faktury vás nejdřív přivítá dlaždicové menu — jedním kliknutím přejdete na Nový doklad, Vystavené doklady, DPH a hlášení, Párování plateb nebo Opakované faktury.
• Zvolte typ dokladu: faktura, zálohová faktura, vyúčtování zálohy, dobropis nebo příjmový pokladní doklad.
• Doklad lze vytvořit přímo z nabídky — položky se přenesou a dají se upravit.
• Číslo dokladu i variabilní symbol se doplní automaticky už při otevření nové faktury podle vaší číselné řady. Pokud potřebujete, můžete je ručně přepsat.
• Odběratele vyberte z adresáře, nebo začněte psát do pole Název/jméno — našeptávač nabídne uložené kontakty. Novou firmu načtete z ARES tlačítkem vedle pole IČO.
• Po zadání PSČ vám aplikace nabídne obce, které pod něj spadají, a nepovinné pole Kontaktní osoba doplní jméno člověka pod název firmy.
• Podle typu zakázky zvolte sazbu DPH nebo režim přenesené daňové povinnosti §92e.
• Na faktuře se zobrazí platební QR kód (SPD 1.0) podle vašeho bankovního účtu.
• Do faktur můžete vložit vlastní logo firmy a fakturovat i v jiné měně či jazyce.

Zálohy a doplatek

• Vystavte zálohovou fakturu na část ceny.
• Na zálohové faktuře je platební QR kód s částkou k úhradě a variabilním symbolem — v dokladu, v tisku i ve veřejném odkazu pro zákazníka (potřeba vyplněné číslo účtu a doklad v korunách).
• Po dokončení prací vystavte vyúčtování zálohy — odečte se již uhrazená částka.
• Případnou opravu řešte dobropisem.

Odeslání dokladu e-mailem

Tlačítko Odeslat e-mailem u dokladu otevře jedno okno, kde vyřídíte příjemce, text zprávy, podpis i přílohy.

• Obálka u faktury v seznamu otevře zprávy k dokladu. Nahoře zvolte Odeslat doklad zákazníkovi — otevře se odeslání samotné faktury s předvyplněným e-mailem a průvodní zprávou.
• E-mail odběratele se doplní z dokladu. Když ho chcete změnit, klepněte na Vybrat jiný kontakt a vyberte z adresáře; pokud kontakt e-mail nemá, aplikace vás upozorní.
• Do pole Kopie pro další příjemce zadáte účetní, technika nebo správce objektu. Adresy oddělíte čárkou, středníkem, mezerou i novým řádkem a zobrazí se jako štítky s křížkem. Kopie je viditelná — příjemci o sobě navzájem vědí.
• Nejvýš pět adres v kopii. Chybně zapsanou adresu zvýrazníme a napíšeme proč, nikdy ji tiše nezahodíme.
• Adresy, které jste u zákazníka jednou použil, se uloží a příště je nabídneme jedním klepnutím. Spravovat a mazat je můžete v adresáři v detailu zákazníka.
• Zaškrtnutí Poslat kopii na můj e-mail je skrytá kopie do vašeho archivu — se seznamem dalších příjemců nesouvisí.
• Nad polem se zprávou vyberete vzor: Nabídka, Faktura, Upomínka, Předávací protokol nebo Vlastní. Texty se berou ze Šablon e-mailů; když je v okně přepíšete, změna platí jen pro tenhle e-mail.
• Zprávu můžete nadiktovat tlačítkem s mikrofonem, stejně jako zadání zakázky. Pole roste podle délky textu.
• Podpis se do zprávy nepíše — vykreslí se pod ní ze záložky Firma (odpovědná osoba, firma, telefon, e-mail, web). V okně ho vidíte jako náhled s odkazem Upravit v nastavení firmy.
• Tlačítko Náhled ukáže celý e-mail tak, jak ho zákazník uvidí — příjemce, zprávu, podpis, položky, částku i přílohy.
• V historii u dokladu vidíte, kdy zpráva odešla a komu všemu.
• K dokladu připojíte další přílohy, například pracovní výkaz nebo předávací protokol (až 10 souborů, každý max. 15 MB); odesílají se jako bezpečné odkazy s platností 60 dnů.

Tip: Chcete vlastní podpis? V záložce Firma vyplňte pole Vlastní podpis — nahradí automatický blok ve všech odchozích e-mailech.

Částečné úhrady a párování plateb z banky

• U každého dokladu v seznamu je ikona bankovky Zaznamenat úhradu — zapíšete uhrazenou částku (předvyplní se zbytek do úhrady).
• Pokud platba pokryje celý doklad, označí se jako Uhrazeno, jinak uvidíte Uhrazeno částečně a kolik zbývá doplatit.
• Sekce Párování plateb umí načíst výpis z banky ve formátu CSV a platby automaticky spáruje s fakturami podle variabilního symbolu a částky.

Tip: Spárované faktury se samy označí jako uhrazené.